Jak kradną pracownicy

Ciemną stroną prowadzenia biznesu i zatrudniania ludzi jest to, że często nie można im zaufać. Statystyki są przerażające i pokazują, że sporej części z nich nie powinno się dawać żadnego kredytu zaufania.

Czy pracownicy okradają firmy, w których pracują? Tak, i to bardzo często. Na dodatek sytuacja nie zmienia się na lepsze. Firmy badawczo – doradcze co kilka lat podejmują temat i wychodzi im mniej więcej to samo – od 50 do 90% firm jest okradanych przez swoich pracowników. Oczywiście skala defraudacji jest bardzo różna, podobnie jak spektrum działań nieuczciwych ludzi.

Bo nie tylko o „zwykłych” pracownikach mowa, przykład płynie z góry. Chyba wszyscy pamiętamy trójkę posłów wyrzuconych za tzw. madrycką eskapadę. Każdy wziął pieniądze na podróż samochodem, tymczasem odbyli wycieczkę samolotem, wraz z partnerkami. I sprawa nie wyszłaby na jaw, gdyby któraś z osób nie wszczęła awantury na pokładzie samolotu. Dopiero po tym okazało się, że cała trójka posłów powinna być zupełnie gdzie indziej i za kierownicami własnych samochodów.

Ale to tylko jeden głośny przykład. Politycy od zawsze traktują swoje posady z pewną dozą dezynwoltury, ciągnąc pozapłacowe profity ze swoich stanowisk. A to poseł przeleci się policyjnym śmigłowcem, a to posłanka przehula 50 tys. na taksówki, inna – bez prawa jazdy i samochodu – pobierze kilkadziesiąt tysięcy zwrotu za wyjeżdżone paliwo.

Trzeba też przyznać, że naszym politykom dramatycznie brakuje finezji w okradaniu państwa. W prywatnych firmach jest trudniej. Ale nie znaczy to, że się nie da. I od razu uspokoję osoby, które mają w domu długopis, kilka spinaczy czy marker podwędzony z biura – nie o takiej skali i charakterze kradzieży mówimy. Jeśli zapytamy pracodawcę czy możemy sobie coś skserować albo wydrukować kilka kartek – to też nie będzie to wielki problem. Mówimy o celowych nadużyciach. Punkty, w których zapora przed wyciekaniem pieniędzy jest najcieńsza to firmowe karty, samochody, delegacje, dział zakupów oraz produkcja. Całkiem sporo… Na potrzeby tego tekstu udało mi się zebrać sporo ciekawych informacji – niestety wszystkie są „off the record” i nie wolno podać mi nazw firm i nazwisk. Jest to typowe – firmy i osoby nimi zarządzające wstydzą się tego, że zostały okradzione. Faktycznie, nie wpływa to dobrze na ich wizerunek.

Czy warto robić interesy z człowiekiem, którego okradli właśni pracownicy? Ten wstyd jest zrozumiały, jest jednakowoż przyczynkiem do rozwoju złodziejskiego procederu. Pracodawcy jedynie w nieformalnych rozmowach mogą ostrzegać się o nieuczciwych pracownikach, dzielić informacjami o nowych sposobach oszustw etc. Na pierwszy rzut oka przyjrzyjmy się służbowym samochodom, a ja opiszę przykład firmy, którą znam. Auto służbowe i karta paliwowa to idealny sposób na wyciągnięcie dodatkowej kasy na weekendowy wypad.

Oczywiście karta jest przypisana do samochodu. Zatankowanie auta pod korek w piątek po pracy i w poniedziałek rano nie wchodzi w grę, jest zbyt oczywiste. Trzeba więc zrobić tak: zatankować w czwartek, w piątek ustawić sobie dzień bez spotkań i jeżdżenia, a po weekendzie musi zostać tyle paliwa, by dojechać do pracy i dopiero w drodze powrotnej uzupełnić bak. Da się? Da! Jest to najprostszy przykład wyciągania dodatkowej kasy z firmy, na dodatek bardzo rzadko piętnowany.

Dlaczego? Bo tak robią wszyscy. Skoro dyrektor jeździ służbowym autem po zakupy, to może i szeregowy pracownik, nieprawdaż? Oczywiście mówimy o sytuacji, w której pracodawca czyli przedstawiciele firmy nie pozwalają na takie wykorzystywanie auta. Musimy bowiem pamiętać, że w wielu przedsiębiorstwach jest to możliwe, legalne i traktowane jako pewnego rodzaju bonus.

DELEGACJE

Służbowy wyjazd to idealne okoliczności do popisania się sprytem i pomysłowością– szczególnie tą źle rozumianą. Znane są przypadki, gdy pracownicy zbierają paragony od obcych ludzi, by otrzymać większy zwrot poniesionych kosztów. Ci którzy dostają rozliczenie ryczałtem (a więc nie muszą przedstawiać rachunków) potrafią oszczędzać aż do granic przesady. Słyszałem nawet o przypadku, że dwóch konsultantów wybrało się do innego miasta z namiotem, na działkę znajomego.

Cóż, taniej niż w hotelu. W delegację można też wyjechać całkowicie fikcyjnie. Załatwić sprawę przez telefon lub mailowo, szefom zaś wcisnąć kit, że koniecznie trzeba tam jechać. No i owszem, wyjechać,ale zamiast na spotkanie w nudnym mieście można wybrać się do jakiegoś hotelu nad jeziorem czy morzem. Takie sytuacje są bardzo wygodne dla detektywów - tajemnicą poliszynela jest fakt, iż większość ich spraw to udowadnianie zdrad małżeńskich. I wyjątkowo duży odsetek tychże odbywa się podczas fikcyjnych bądź prawdziwych delegacji.

DZIAŁ ZAKUPÓW

W każdym większym przedsiębiorstwie funkcjonuje wyspecjalizowana komórka zajmująca się zakupami dla całej organizacji. Praca w tym dziale wymaga szczególnych predyspozycji – uczciwości, nieprzekupności, niekombinowania i oraz klarownej wizji, że to, co się robi bezpośrednio wpływa na stan firmy. Jest to jednocześnie miejsce szczególnie narażone na korupcję. Wystarczy przecież zobaczyć, co dzieje się w przetargach publicznych, by dojść do wniosku, że pracownicy w prywatnych firmach wystawiani są na takie same pokusy, jak urzędnicy. Co więcej – mają prawdopodobnie więcej możliwości, by uniknąć wpadki.

O tym, co ginie z restauracyjnych kuchni i barów chodzą legendy. I niestety mają w sobie sporo prawdy. Alkohol, mięsiwa, ryby – nieuczciwy pracownik kuchni ma mnóstwo możliwości i co gorsza – wie, jak to ukryć. Najczęściej bezpośrednią ofiarą działalności takich osób padają klienci danego przybytku gastronomicznego.

Pośrednią – pracodawca i jego reputacja. Klient zapłaci jak za solę z Dover, dostanie leszcza w panierce i nie dość, że więcej nie wróci, to jeszcze opowie znajomym, żeby tę restaurację omijać szerokim łukiem. W drinku może dostać tańszy alkohol z niższej półki i nawet się nie zorientować. Zamiast świeżo wyciskanego soku dostanie ze dwie wyciśnięte pomarańcze zmieszane z sokiem z kartonu. A kawa, którą wypije może pochodzić z dolnej półki z okolicznego supermarketu.

ODDZIAŁY – IM DALEJ, TYM GORZEJ

Im większa odległość od centrali firmy, tym bardziej pomysłowi stają się jej pracownicy i współpracownicy. Przykłady? Proszę bardzo. Podczas wdrażania spójnego systemu do księgowości, zamówień i rozliczeń w jednej z firm handlowych wyszło na jaw bardzo dziwne zjawisko. Okazało się, że przynajmniej jeden z dealerów firmy robił prywatne zakupy z puli marketingowej – kominek, kilka ogromnych telewizorów, kina domowe.

Rocznie lekką ręką przyznawał sobie kilkadziesiąt tysięcy premii w postaci elektroniki i wyposażenia domu. Co więcej – w złodziejski proceder było wciągniętych kilku pracowników, bez których mogłoby się to nie udać. Inny przykład – koncern medialny, oddział w całkiem sporym mieście, ale oddalonym od centrali. Kto kradł? Księgowa. Według menedżerów firmy „w 5 lat wybudowała sobie dom za pieniądze, które po prostu kradła”. Tak – dopiero po 5 latach ktoś doszedł do wniosku, że w oddziale coś się nie zgadza.

FUNDUSZ REPREZENTACYJNY

To kolejne pole do nadużyć. W to pojęcie można wpisać zarówno prezenty dla kontrahentów, jak i firmowe karty kredytowe. Nic zdrożnego, jeśli prezentem jest pióro, elektroniczny gadżet, jakiś drobiazg galanteryjny, coś eleganckiego. Ale zdarza się, że kreatywni pracownicy potrafią sami sobie zafundować wycieczkę, komplet walizek ze skóry czy nowy komputer dla dziecka.

Znane są przypadki, gdy menedżerowie wyposażali sobie domy i mieszkania za pieniądze firmy. I nikt nie zareagował na to, że na liście prezentów znajduje się prysznic czy armatura łazienkowa. Albo na wyciągu ze służbowej karty – wizyta w spa czy w drogiej restauracji – na przykład w niedzielę wieczorem. Myli się jednak ktoś, kto sądzi, że takie sytuacje to jedynie domena dużych firm. Nawet w małych przedsiębiorstwach zdarza się, że dwaj wspólnicy oszukują się wzajemnie.

Znam przypadek, kiedy jeden z najbliższych pracowników pewnego biznesmena, cieszący się sporym zaufaniem, oszukiwał nawet kontrahentów firmy. Preparował dokumenty mówiące o zmianie numeru konta, podmiotu do rozliczeń, przejmował przelewy i zlecenia firmy, dając je konkurencji, od której otrzymywał prowizje. Straty sięgnęły grubo ponad 100 tys., nie do wycenienia jest utrata wiarygodności oraz zahamowanie współpracy z kilkoma podmiotami. Firma cudem przetrwała. Ale pracę straciło kilka osób, które uwierzyły w informacje w wysyłanych przez niego mailach i zmieniły ustalony system rozliczeń.

CO DA SIĘ Z TYM ZROBIĆ?

Kilka firm doradczych co jakiś czas robi badania dotyczące kradzieży w firmach. Jedną z nich jest PwC. Wnioski z lektury raportów są porażające – według najbardziej optymistycznej wersji okradziony został co drugi polski przedsiębiorca. Bardziej pesymistyczne dane mówią nawet o 80-90%. Trudno dociec prawdy, bo większość okradzionych przedsiębiorców zachowuje ten fakt dla siebie.

Pewnym pocieszeniem może być fakt, że problem kradzieży w firmach jest globalny. Szacuje się, że na całym świecie straty firm z tego tytułu wynoszą ok. 5% ich przychodów. Czy to dużo? Cóż, gdyby firmy musiały płacić o 5% większy VAT, wiele z nich by padło. Większe wrażenie robią sumy. Jedna dwudziesta globalnych przychodów firm to 3,5 – 4 biliony dolarów. Można zadać sobie pytanie: jak przełożeni mogą się nie zorientować, że z firmy wyciekają pieniądze? Przyczyn takiego stanu rzeczy jest kilka.

Po pierwsze – nie sposób zabezpieczyć się na 100%. To oczywista oczywistość, że jeśli ktoś będzie chciał coś ukraść, to ukradnie. Po drugie – zabezpieczenie się przed kradzieżami kosztuje. Tak samo jak alarm do samochodu, blokada skrzyni biegów etc. W firmie te koszty mogą być niebagatelne. O ile wprowadzenie procedur utrudniających wypływ pieniędzy to inwestycja, która się opłaci, o tyle zatrudnienie na przykład działu kontrolingu jest możliwe i sensowne finansowo tylko w dużych organizacjach. Według wielu badaczy tego problemu uważa, że złodziejom sprzyja coraz powszechniejszy outsourcing w księgowości.

Zewnętrzny księgowy ma za zadanie rozliczyć faktury i rachunki a nie przyglądać się szczegółowo każdemu z nich. I nie można mieć o to pretensji. Z outsourcingu korzystają zarówno małe firmy, jak i koncerny, które sięgają po rozwiązania BPO (business process outsourcing) klasy enterprise. Słowem – zlecają księgowość na przykład firmie z Indii. Cóż, pracownik siedzący w Bangalore nie zwróci już kompletnie żadnej uwagi na sensowność poszczególnych wydatków.

OSZUSTWO TO NIE TYLKO FIZYCZNA KRADZIEŻ

Osoby naukowo podchodzący do tematu nazywają to zjawisko anomią. Chodzi o różnego rodzaju oszukiwanie firmy, wszelkie drobne kanty. Anomią jest na przykład wykorzystywanie narzędzi i sprzętów biurowych do celów prywatnych – drukarka, ksero, prywatne rozmowy telefoniczne, wożenie się służbowym autem.

Osobną kategorią jest kradzież czasu, czyli na przykład popularne od paru lat „siedzenie na fejsiku”, czytanie książek, oglądanie filmów a nawet drzemanie. Zalicza się do niego również nadużywanie zwolnień lekarskich. Muszę coś załatwić na mieście, pójdę sobie na L4 – ile razy coś takiego słyszeliście? To po prostu oszustwo. Na dodatek kosztowne.

Straty spowodowane anomią kosztują polskie firmy ok. 2 mld zł rocznie – to szacunki Euler Hermes i Pracodawców RP. Walka z anomią jest trudna a walczący zyskują często opinię bezdusznych skner, jak na przykład Zygmunt Solorz-Żak. Ponoć kiedyś prawie wpadł w szał, gdy zobaczył jak któryś z jego menedżerów płaci służbową kartą za sushi. Musiał się też sporo napracować, gdy kupił Polkomtela. Wcześniej (do 2011 roku) dzisiejszy operator sieci Plus był de facto firmą państwową. W jednym z wywiadów (Newsweek) Solorz-Żak mówił o absurdach, z jakimi się spotykał:

– Byłem zaskoczony zakodowaną w ludziach mentalnością. Dla nich świętością był plan budżetowy, a nie dopasowywanie wydatków do przychodów i zmieniających się realiów rynkowych – mówi. Opowiada, jak w pierwszych dniach weszła do jego gabinetu jakaś pani, mówiąc, że musi wydać kilka milionów na jakiś cel, bo przepadną. – Co to znaczy przepadną? – zapytał. – No, bo są zapisane w budżecie i trzeba je wydać. Kazał jej wyjść i zastanowić się, co mówi.

USTAWIONE PRZETARGI

Zmorą wielu polskich przedsiębiorców są przetargi. Trudno znaleźć osobę, która uważa, iż są przejrzyste i uczciwe. Z jednej strony kuleją u nas rozwiązania prawne – zbyt często rządzi cena, przetarg łatwo rozpisać tak, by wiadomo było kto go wygra. Z drugiej jednak strony jest to olbrzymie pole do nadużyć i różnego rodzaju zmów.

Sami oferenci bardzo często umawiają się między sobą i ustawiają swoje oferty tak, by „sprawiedliwie” podzielić rynek. Uczciwym przedsiębiorcom lub tym, którzy nie mają doświadczenia przetargowego bardzo trudno jest się przebić. Dziwisz się, że startując w przetargach ze świetną ofertą, a nie wygrywasz? Cóż, ten rynek zbyt często rządzi się swoimi prawami i choć odpowiednie instytucje monitorują sytuację, zbyt często jest ona nacechowana patologią.

JAK WPADAJĄ SPRAWCY

Anomia – czy to w wersji light czy hard – najczęściej wychodzi na jaw przez przypadek i brak czujności. Zdarza się to na przykład, gdy do firmy trafia nowy pracownik, który stara się szybko i sprawnie wdrożyć się w swoją pracę i procedury. Bardzo często odkrywa, że coś nie działa. Niektóre firmy celowo prowadzą więc okresową rotację pracowników – dzięki temu ci nieuczciwi mają mniejsze szanse na swoje gierki. Drugą przyczyną wpadek są różnego rodzaju kontrole. Tu już nic nie pozostawiamy przypadkowi, odpowiednie osoby mają za zadanie przetrząsnąć firmę i zrobić porządny audyt. Jeśli więc mamy firmę zatrudniającą pracowników – nie żałujmy co jakiś czas grosza na analizę jej finansów i procedur. Będzie to i tak tańsze, niż pozwalanie na okradanie firmy przez lata.

I DLACZEGO KRADNĄ?

Tu w zasadzie dochodzimy do sedna sprawy. Skoro zdecydowana większość ludzi zwykle nie kradnie, nie odcina rowerów od stojaków i oddaje znalezione rzeczy, to co takiego dzieje się z nimi w pracy? Przecież to ci sami ludzie. Naukowo zjawiskiem anomii zajmują się m.in. Dariusz Ambroziak i Mieszko Maj, autorzy książki „Oszustwa i nieuczciwość w organizacjach”. Jednym z powodów, jaki wskazują jest stan prawny oraz przeregulowanie rynku pracy niejasnymi, często wykluczającymi się przepisami.

Z tego powodu firma prowadząca działalność w Polsce jest już na starcie w gorszej pozycji, niż na przykład w Irlandii czy Japonii. W tych krajach jest większy stopień wolności gospodarczej. Niestety okradanie firm z czasu i pieniędzy ma w Polsce długą tradycję i nie jest wystarczająco silnie piętnowane. Na dodatek opinia społeczna niezbyt lubi przedsiębiorców i biznesmenów. Owa niechęć jest podsycana przez wielu polityków, wedle filozofii „jeśli ktoś ma pieniądze, to skądś je ma”.

Mamy też stosunkowo niski współczynnik zaufania do przełożonych, co przekłada się na niepewność w pracy. Trzeba przyznać, że faktycznie w wielu miejscach pracownik jest pozbawiany swojej godności, traktowany jak maszynka, nikt nie próbuje zrozumieć jego potrzeb albo powiedzieć mu po co pracuje. Nie czuje się częścią firmy, nikt nie powie mu zwykłego „dziękuję” ani nie dostrzeże jego starań. Po co więc ma się starać? Na dodatek wiele osób uważa, że ich praca nie jest wystarczająco dobrze wynagradzana, a stąd już tylko krok do usprawiedliwienia oszustw. Przecież firma jest bogata, przecież kierownictwo właśnie kupiło sobie nowy samochód. „Złodziejstwo to jest moja pensja” – słychać często. Z takim podejściem daleko się nie zajedzie.

Zobacz nasz katalog sieci franczyzowych i upewnij się która franczyza będzie dla Ciebie najlepsza.