Według danych Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej w Polsce działa już ponad 100 tysięcy przedsiębiorstw zajmujących się transportem drogowym. Co więcej, po raz pierwszy w historii na krajowym rynku funkcjonuje ponad sto firm z tej branży, które zatrudniają minimum 250 osób. Trudne czasy często sprzyjają budowaniu silnych marek – dlatego coraz więcej osób decyduje się postawić na własną działalność w tym sektorze. Jak się do tego przygotować? Jakie formalności trzeba spełnić i w jaką technologię warto zainwestować, by nie przepłacać, a przy tym skutecznie rozwijać flotę?
Zakładając firmę transportową, jednym z pierwszych kroków jest określenie zakresu usług. Warto z góry zdecydować, czy firma ma obsługiwać rynek krajowy, międzynarodowy, czy oba. Według badań Inelo z Grupy Eurowag, przeprowadzonych wśród ponad 720 przedsiębiorstw, aż 80% z nich prowadzi transport międzynarodowy lub mieszany. Z kolei 23% firm ogranicza się do przewozów krajowych. Część przedsiębiorców, blisko 40%, nie koncentruje się na jednej branży – obsługują różne sektory gospodarki. Kolejne miejsca zajmują przewozy produktów spożywczych (14%) oraz transport materiałów budowlanych i części motoryzacyjnych (po 6%).
– Elastyczność i bycie bardziej uniwersalnym na start wydaje się dobrym przepisem na początek transportowego biznesu. Dlaczego? Ponieważ mimo dużej konkurencji, która w tej szerszej grupie pozostaje, przedsiębiorca ma więcej potencjalnych zleceń, które może podjąć. Dlatego tak ważny jest przemyślany zakup pojazdu czy pojazdów, którymi chcemy realizować usługi. Wchodząc w tzw. plandeki, będziemy musieli konkurować z większą liczbą firm, ale jesteśmy też bardziej elastyczni i możemy przewieźć niemal wszystko. Warto też wiedzieć, że nawet zwykłe plandeki można doposażać w taki sposób, żeby mogły również realizować bardziej specjalistyczny transport. Z czasem wykonując takie przewozy, można zrobić uprawnienia na ADR i przygotowywać się powoli do tych „trudniejszych” i niszowych specjalizacji – komentuje Kamil Wolański, Kierownik Działu Ekspertów, Inelo z Grupy Eurowag.
Działalność transportowa, podobnie jak spedycja, należy do tzw. działalności regulowanych. Oznacza to, że przedsiębiorca musi spełniać określone wymogi oraz uzyskać stosowne licencje i pozwolenia. Wymagane jest m.in. posiadanie siedziby na terenie jednego z państw członkowskich UE, dobra reputacja, a także odpowiednia zdolność finansowa. Przepisy mogą się różnić w zależności od kierunku transportu, dlatego warto każdorazowo sprawdzać wymagania dotyczące danego kraju.
– Warto też mieć świadomość, że firma transportowa, która chce realizować przewozy na terenie poza UE może spotkać się z koniecznością uzyskania dodatkowych zezwoleń (np. zezwolenie EMKT). Realizacja konkretnego przewozu wymagać będzie wtedy weryfikacji przepisów kraju trzeciego, do którego ma być realizowany przewóz – mówi Izabela Mrozek z kancelarii prawnej IURIDICA.
W Polsce do wyboru jest kilka form prowadzenia działalności – od jednoosobowej firmy po różne typy spółek. Wybór powinien zależeć od tego, czy przedsiębiorca działa samodzielnie czy z partnerami, jaką chce przyjąć odpowiedzialność za zobowiązania oraz jaki model opodatkowania i księgowości będzie dla niego najkorzystniejszy.
– Trudno jednoznacznie określić, która forma prowadzenia działalności gospodarczej sprawdzi się najlepiej dla firmy transportowej. Duży wpływ na wybór konkretnej formy przez przedsiębiorcę powinien mieć zakres prowadzonej działalności i ochrona majątku prywatnego osoby prowadzącej działalność – komentuje ekspert Łukasz Chwalczuk z kancelarii prawnej IURIDICA.
Po ustaleniu formy prawnej trzeba dokonać rejestracji – w CEIDG, jeśli to działalność jednoosobowa, lub w KRS, w przypadku spółek handlowych.
Przy planowaniu działalności transportowej warto przemyśleć nie tylko zasięg, ale też rodzaj ładunków, które będą przewożone. Od tego zależą nie tylko wymogi sprzętowe, ale i formalne. Inne przepisy obowiązują przy transporcie kabotażowym, inne przy przewozach ponadgabarytowych czy towarach objętych systemem SENT.
Kolejnym etapem jest wybór sposobu opodatkowania. Przedsiębiorca może zdecydować się na zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub CIT. Każda z tych form ma swoje ograniczenia i korzyści, dlatego przed wyborem warto skonsultować się z doradcą podatkowym – zwłaszcza że od 2022 roku obowiązują przepisy wprowadzone w ramach Polskiego Ładu, które znacząco zmieniły system podatkowy.
W branży transportowej koszty dzielą się na początkowe, stałe i zmienne. Do pierwszych należą wydatki na założenie działalności czy zakup sprzętu, do drugich – m.in. raty leasingu, kredyty, podatki czy abonamenty. Zmiennymi kosztami są natomiast wynagrodzenia, opłaty drogowe, serwis pojazdów, parkingi czy ewentualne mandaty.
Kluczowe znaczenie ma obliczenie progu rentowności – dopiero znając pełne zestawienie kosztów i stawek za zlecenia, można realnie ocenić, czy biznes ma szansę utrzymać się na rynku.
– Warto od samego początku dbać o założenia, weryfikować wyniki i co ważne, robić to na bieżąco. Jeżeli nie mamy dużego zapasu środków to możemy bardzo szybko stracić płynność finansową, co wywoła reakcję łańcuchową. Dlatego tak często poleca się początkującym przedsiębiorcom inwestycję w rozwiązania technologiczne. Obecnie na rynku dostępne są proste i intuicyjne rozwiązania klasy TMS – dedykowane małym przedsiębiorcom, jak FireTMS od Inelo, który stanowi nieocenione wsparcie przy zarządzaniu transportem – komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.
Nowoczesne oprogramowanie to dziś nie luksus, lecz konieczność. Systemy dla branży transportowej ograniczają ryzyko błędów, pomagają planować trasy i usprawniają codzienną pracę kierowców oraz spedytorów. Na starcie warto zainwestować w program do ewidencji i analizy czasu pracy kierowców, np. 4Trans.
Telematyka z kolei pozwala lepiej planować przejazdy i minimalizować tzw. puste przebiegi, a systemy TMS pomagają kontrolować cały proces zlecenia – od przyjęcia po rozliczenie. Dzięki nim łatwiej monitorować płatności, analizować rentowność poszczególnych kursów i zarządzać flotą.
Nie można też zapomnieć o kartach paliwowych – coraz częściej są one nie tylko sposobem na tańszy zakup paliwa, ale też narzędziem kontroli wydatków.
– Karty paliwowe usprawniają zarządzanie wydatkami i pozwalają na redukcję kosztów w firmie. Możliwość sprawdzenia w jednym zestawieniu wszystkich transakcji dotyczących zakupów paliwa niezależnie od lokalizacji pojazdów, marki paliwa czy wielkości floty jest nie tylko wygodna dla osób zarządzających transportem, bo oszczędza ich czas, ale również umożliwia wydajniejszą kontrolę zakupów paliwa. Gdy sytuacja tego wymaga, spedytorzy czy przewoźnicy mogą nadać karcie pewne ograniczenia, ustanowić dla niej limit wydatków, co może ograniczyć nieautoryzowanym zakupom paliwa czy zapobiec jego kradzieży. Dodatkowo, używanie kart paliwowych w przedsiębiorstwie transportowym zmniejsza koszty administracyjne związane z koniecznością przetwarzania dużej ilości faktur i paragonów za paliwo, a także podnosi bezpieczeństwo samego kierowcy, który nie jest zobowiązany do noszenia przy sobie gotówki – komentuje Radosław Tatarski, VP of Sales Operations & PMI, Eurowag.
Renoma firmy transportowej w dużej mierze zależy od jej kierowców. Dobrze dobrany i uczciwie zatrudniony pracownik to wizytówka przedsiębiorstwa. W branży, w której opinia ma ogromne znaczenie, warto zadbać o jasne i stabilne warunki zatrudnienia.
Najczęściej wybieraną i najbardziej pożądaną formą przez kierowców jest umowa o pracę – daje ona poczucie bezpieczeństwa, a po zmianach wprowadzonych w 2022 roku również pełne składki na ubezpieczenia społeczne i emeryturę.
– Przed pakietem mobilności wynagrodzenie kierowcy, składające się w dużej części z diet i ryczałtów noclegowych nie wliczało się do ubezpieczeń społecznych pracownika. Aktualnie to się zmieniło i całe wynagrodzenie brutto podlega w odpowiedni sposób ubezpieczeniu, co oznacza, że pracownik otrzymuje pełną ochronę prawną. Wypłacane są mu urlopy, wynagrodzenia chorobowe, a pracodawca odprowadza niezbędne składki na poczet przyszłych świadczeń emerytalnych danego pracownika. Kierowca może liczyć także na dodatkowe składniki wynagrodzenia takie, jak wypłatę za nadgodziny, dyżury pracy w nocy czy płacę zagraniczną. Ten ostatni aspekt jest równie bardzo ważny z perspektywy przewoźnika, ponieważ tylko na podstawie umowy o pracę, może on oddelegować kierowcę do pracy za granicą – komentuje Łukasz Włoch, główny ekspert ds. Analiz i Rozliczeń, Inelo z Grupy Eurowag.
Założenie firmy transportowej to przedsięwzięcie wymagające nie tylko kapitału, ale też wiedzy o przepisach, rynku i nowoczesnych rozwiązaniach technologicznych. Dobrze przemyślany start – z właściwie dobranym sprzętem, odpowiednimi licencjami i zapleczem finansowym – to najlepsza inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa. Transport drogowy w Polsce rozwija się dynamicznie, a konkurencja jest duża, ale przy odpowiednim zarządzaniu i elastyczności – to branża, która wciąż oferuje ogromny potencjał wzrostu.
Dołącz do newslettera
Ważne linki
Na skróty
Katalog franczyz
Kwoty inwestycji
