3 znaki, że powinieneś więcej inwestować w technologię dla swoich pracowników

Technologia w pracy ułatwia nie tylko wykonywanie profesjonalnych zadań, ale często też pozytywnie działa na pracowników. Możesz wprowadzić drobne zmiany — np. Mac VPN do ochrony pracowników zdalnych, menedżer haseł dla zespołu czy lepsze zabezpieczenia sieci — lub wręcz przeciwnie, postawić na nowy sprzęt i zautomatyzować pracę. Sprawdź, co zrobić, by zwiększyć wydajność bez nadmiernych kosztów!

Tracisz sporo czasu na prostych, powtarzalnych zadaniach?

Wiele z nich można zautomatyzować. Obsługa zamówień, inwentaryzacja, a nawet część kontaktu z klientami mogą przejąć przydatne programy. Pracownicy wciąż potrzebni będą do nadzoru i wykonywania zadań, z którymi automat może sobie nie poradzić, jednak wydajność pracy znacznie wzrośnie, a koszt tego pozostanie niewielki.

Zacznij od małych zadań — np. ustaw gotowe odpowiedzi na pytania zadawane przez klientów na czacie www i w social mediach. W ten sposób zaoszczędzisz trochę czasu i być może przekonasz się do technologii tego typu. Klienci dostaną odpowiedź natychmiast, a jeśli będą potrzebowali dokładniejszych szczegółów — ty lub twoi pracownicy zajmiecie się tym osobiście.

Na początku zwróć uwagę, czy warto zatrudnić automat, aby:

• Odpowiadał na pytania klientów
• Rozsyłał newslettery lub oferty
• Wypełniał powtarzalne dokumenty

Praca nie jest zorganizowana?

Z jednej strony wszystko wydaje się działać, z drugiej — masz wrażenie, że pracownicy nie trzymają się ustalonych godzin, znacząco przedłużają przerwy, terminy się nie spinają…

Daj szansę programom do śledzenia czasu. W dawnych zakładach pracy (a nieraz również we współczesnych) pracownicy musieli odbijać się kartą, wchodząc do firmy. Nie potrzeba oczywiście aż takich zmian.
Karty często się gubią, co wiąże się z opóźnieniami i niepotrzebnym stresem. Wystarczy, że pracownik rozpocznie cyfrową zmianę, a później przerwę. Program przekaże ci informacje o czasach w sposób, dzięki któremu łatwo znajdziesz nieprawidłowości wpływające na biznes. Na start wystarczy zwrócenie uwagi osobom nieterminowym i spóźnialskim. Być może większe konsekwencje nie będą potrzebne, jeśli tylko uświadomisz im, co należy poprawić…

Problemy z zapotrzebowaniem?

Niezależnie od typu biznesu masz zapewne mniej i bardziej napięte okresy pracy. Może czas zastanowić się nad śledzeniem zapotrzebowania? Przyjrzyjmy się przykładom z kilku dziedzin. Te sprawy należy przemyśleć:

• Praca projektowa — ile osób powinno być zatrudnionych na stałe, a ile czasowo? Oczywiste jest, że zespół nie będzie cały czas taki sam (urlopy, zwolnienia chorobowe, zmiana pracy). Musisz więc mieć kogoś na zastępstwo, jeśli klient wymaga konkretnej liczby ludzi. A może przeglądając statystyki, zobaczysz, że spora część czasu nie jest wykorzystana?
• Gastronomia — czy nie marnujesz zbyt wielu produktów, zamiast ograniczyć zakupy? Zajęta przestrzeń magazynowa, opłaty za odpady i oczywiście koszt samych produktów — to główne problemy w biznesach gastronomicznych, niezależnie od tego, czy firma jest restauracją, czy tylko sprzedaje gotowe produkty.
• Handel — czy nie skupujesz zbyt wielu produktów, które sprzedają się tylko przez pewien czas w ciągu roku, a na co dzień zajmują magazyny? Mowa tu np. o dekoracjach świątecznych, odzieży sezonowej itp. Pamiętaj, że nawet towary teoretycznie bezterminowe tracą nieco na jakości, zalegając latami na półkach… Ty, jako właściciel biznesu, tracisz dodatkowo na wynajmie przestrzeni.

Ostatnie słowa

Ta technologia jest właściwie niezbędna. Faktury, rachunki, wynagrodzenia… Nie komplikuj życia sobie i innym, trzymając się kurczowo ręcznych wyliczeń. W ten sposób łatwo popełnić błąd, a gdy w grę wchodzą pieniądze, błędy te są szczególnie niepożądane. Zaopatrz się chociaż w prosty program pozwalający na wygodną organizację przelewów i faktur. Oswojenie się z nim zajmie trochę czasu, ale nie pożałujesz!