Problemy z płynnością mogą zagrozić przetrwaniu firmy

Osiąganie zysków przez przedsiębiorstwo nie jest równoznaczne z jego stabilnością finansową. W rzeczywistości to nie wynik księgowy, lecz przepływy pieniężne mają kluczowe znaczenie dla ciągłości działalności firmy.

Płynność finansowa to zdolność firmy do terminowego regulowania zobowiązań, takich jak opłacanie faktur, składek na ubezpieczenie społeczne, wynagrodzeń, podatków czy rat kredytowych. To fundament, na którym opiera się dalsze istnienie przedsiębiorstwa. Firma może funkcjonować mimo ponoszenia strat, ale brak płynności finansowej prowadzi do szybkiego bankructwa. W szczególności małe firmy, które często nie skupiają się na wykazywaniu zysków, są najbardziej narażone na utratę płynności. Problem ten pogłębiają nieterminowe płatności ze strony kontrahentów oraz brak odpowiednich narzędzi do monitorowania przepływów pieniężnych. Dodatkowym wyzwaniem jest pozyskiwanie finansowania zewnętrznego, zwłaszcza gdy firma nie posiada wystarczającej zdolności kredytowej.

Jak zacząć kontrolować przepływy gotówki?

Pierwszym krokiem w budowaniu dodatniego cash flow jest dokładne uporządkowanie wszystkich pozycji związanych z przepływami pieniężnymi w danym okresie. Powinny się w nim znaleźć zarówno wpływy, jak i wypływy związane z fakturami, wynagrodzeniami, składkami ZUS oraz zobowiązaniami podatkowymi. Tego typu zestawienie pomoże określić, czy kwota gotówki wpływająca do firmy jest wystarczająca do pokrycia bieżących wydatków. Warto porównać wynik uzyskany z przepływów pieniężnych z wynikiem księgowym za ten sam okres.

Weźmy przykład kawiarni, która działa na rynku od niespełna roku. Kawiarnia ma stałe koszty związane z wynajmem lokalu, zakupem produktów, obsługą biura, a także opłatami za media. Faktury za te usługi są odroczone, natomiast wydatki gotówkowe obejmują zakupy produktów, paliwo oraz artykuły biurowe. Kawiarnia zatrudnia pracowników i co miesiąc płaci im wynagrodzenia. Przychody kawiarni w głównej mierze pochodzą z gotówki (pomijając płatności kartą). Dodatkowo, firma wystawia faktury miesięczne dla firmy szkoleniowej, z którą właśnie nawiązała współpracę.

Przykład przepływów gotówki w marcu i kwietniu

Aby lepiej zobrazować, jak wyglądają przepływy gotówki, przeanalizujmy sytuację w kawiarni w dwóch kolejnych miesiącach – marcu i kwietniu.

Przepływy pieniężne w marcu – przykładowa symulacja

Marzec na plusie
W marcu kawiarnia odnotowała dodatni cash flow w wysokości 693 zł. Mimo to, wynik księgowy za marzec wyniósł 4 134 zł, co wynikało z faktu, że płatność za fakturę na rzecz firmy szkoleniowej została odroczona na kwiecień.

Przepływy pieniężne w kwietniu – przykładowa symulacja

Wzrost kosztów w kwietniu
Chociaż w kwietniu kawiarnia wygenerowała dodatni wynik księgowy (4 915 zł), przepływ gotówki był ujemny (spadek o 489 zł). Negatywna różnica wynikała głównie z konieczności uregulowania kwartalnego podatku VAT oraz zaliczki na podatek dochodowy.

Brakująca gotówka w praktyce

Rzeczywistość jest jednak bardziej skomplikowana. Nawet jeśli wynik finansowy jest dodatni, potrzeby gotówkowe mogą okazać się znacznie wyższe. Przykładowo, już 10 kwietnia firma zmagała się z niedoborem gotówki w wysokości prawie 11 000 zł. W tym przypadku brakująca kwota była konieczna na pokrycie opłat za wynajem i eksploatację lokalu. Jeśli firma nie miała wystarczających środków na koncie, mogła posiłkować się kredytem obrotowym.

Podobna sytuacja miała miejsce w marcu, mimo dodatnich przepływów gotówkowych. Kumulacja płatności na początku miesiąca, głównie związanych z wynajmem lokalu, doprowadziła do zapotrzebowania na prawie 15 000 zł, których firma nie mogła pokryć z bieżących wpływów.

Wnioski

Przedstawiony przykład jasno pokazuje, jak duże znaczenie ma efektywne zarządzanie płynnością finansową. Nawet jeśli firma regularnie generuje przychody, utrata płynności może prowadzić do poważnych problemów. Kluczowe jest codzienne monitorowanie wpływów i wypływów, a także umiejętność przewidywania zapotrzebowania na gotówkę. Warto pamiętać, że w rzeczywistości zarządzanie płynnością bywa jeszcze bardziej skomplikowane, zwłaszcza gdy faktury są opóźnione w płatnościach.