We współczesnym świecie biznesu, wdrożenie nowego oprogramowania w firmie to nie tylko kwestia technologiczna, ale przede wszystkim strategiczna. Decyzja ta może wpłynąć na wszystkie aspekty działalności – od efektywności operacyjnej po satysfakcję klienta.
Dlatego przed implementacją warto zrobić wgląd w kluczowe elementy procesu planowania i wdrożenia oprogramowania.
Co oznacza i ile trwa wdrożenie nowego systemu w firmie?
Wdrożenie systemu to proces wprowadzenia nowego oprogramowania lub technologii do istniejącej infrastruktury firmy. Może obejmować różne etapy, takie jak analiza potrzeb, wybór odpowiedniego systemu, konfiguracja, szkolenie użytkowników, testy oraz uruchomienie systemu.
Jak długo trwa wdrożenie oprogramowania w firmie? Czas wdrożenia systemu jest zróżnicowany i zależy od wielu czynników. Do najważniejszych należą: skomplikowanie systemu, wielkość i struktura firmy, dostępność zasobów (zarówno ludzkich, jak i finansowych) oraz poziom zaangażowania i gotowości organizacji na zmiany.
Wdrożenie prostego systemu, takiego jak aplikacja do zarządzania projektami, może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Z kolei wdrożenie skomplikowanego systemu ERP w dużej organizacji może trwać nawet kilka miesięcy.
FLOWDOG to modułowa platforma BPM (ang. business process management). Dzięki niej kreacja oraz wdrażanie rozwiązań technologicznych odbywają się w zupełnie innym wymiarze niż dotychczas. Cały proces przebiega znacznie szybciej – nawet w przypadku prac związanych ze skomplikowanymi aplikacjami dla dużych biznesów.
Nowe oprogramowanie w firmie – nie działaj bez planu
Działanie bez planu to ryzyko, na które żadna firma nie powinna sobie pozwolić. Według danych zebranych przez Zippia 70% organizacji ma strategię transformacji cyfrowej, albo właśnie nad nią pracuje. Wprowadzenie nowego oprogramowania do firmy to proces, który wymaga strategicznego podejścia i starannego planowania.
Nie jest to działanie jednodniowe i wymaga zaangażowania zarówno kierownictwa, jak i pracowników szeregowych. Dobry scenariusz implementacji nowego systemu w każdej firmie będzie wyglądał inaczej. Niemniej nie może w nim zabraknąć 5 podstawowych etapów.
Pierwszym krokiem w procesie wdrażania nowego oprogramowania jest zrozumienie potrzeb firmy. Każda organizacja jest inna i ma unikalne wymagania. Może to dotyczyć zarówno specyfiki działalności, jak i struktury firmy, jej wielkości czy dostępnych zasobów.
Rozpoznanie potrzeb firmy umożliwia określenie konkretnych wymagań wobec oprogramowania. Czy firma potrzebuje systemu do zarządzania projektami? A może oprogramowania księgowego? Jakie funkcje powinna mieć technologia? Jak duża jest gotowość firmy na zmiany?
Po zrozumieniu potrzeb firmy kolejnym krokiem jest określenie celów, które ma osiągnąć dzięki nowemu oprogramowaniu. Czy chodzi o zwiększenie efektywności pracy? Ułatwienie komunikacji w zespole? Automatyzację rutynowych zadań?
Określenie celów jest ważne nie tylko dla wyboru odpowiedniego oprogramowania, ale również dla późniejszej oceny jego skuteczności. Bez jasno zdefiniowanych celów, trudno ocenić, czy wdrożenie oprogramowania w firmie było sukcesem.
Badanie rynku to niezwykle ważny etap w strategii. Adekwatnie do sformułowanych wniosków i stanowisk dotyczących oceny potrzeb i celów można zacząć research dotyczący wyboru technologii. Firma powinna zorientować się, jakie rozwiązania są dostępne na rynku, jakie mają funkcje, a także jakie są ich mocne oraz słabe strony.
Badanie rynku to nie tylko analiza poszczególnych produktów, ale również dostawców oprogramowania. Ważne jest, aby potencjalny kontrahent miał doświadczenie w branży, oferował wsparcie techniczne, a jego produkt był ciągle rozwijany i aktualizowany.
Po przeprowadzeniu badania rynku kolejnym krokiem jest wybór oprogramowania. To decyzja, która powinna być podjęta na podstawie analizy potrzeb i celów firmy, a także wyników badania rynku.
Przy wyborze oprogramowania ważne są takie czynniki jak funkcjonalność, łatwość obsługi, skalowalność, czy zgodność z istniejącą infrastrukturą IT. Nie bez znaczenia jest również cena – zarówno koszt zakupu, jak i późniejsze koszty utrzymania oraz rozwoju systemu.
Planowanie wdrożenia to etap, na którym firma ustala szczegółowy harmonogram działań. Wówczas definiuje się role i odpowiedzialności oraz przygotowuje plan zarządzania zmianami. To na tym etapie decyduje się:
• kiedy będzie wdrażane oprogramowanie
• w jaki sposób zostanie przeprowadzona implementacja
• kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie
• jakiego wsparcia będą potrzebować pracownicy
• jak będą przekazywane wewnętrzne informacje o implementacji.
W scenariuszu należy uwzględnić nie tylko aspekty techniczne, ale również ludzkie. Ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli zaangażowani w proces i zrozumieli, dlaczego firma wprowadza nowe oprogramowanie i z jakimi korzyściami to się wiążę.
Niezwykle istotne jest w tym przypadku odpowiednie przygotowanie infrastruktury. Wobec tego należy dokonać weryfikacji i przeglądu systemu IT. To niezbędne działanie w celu zapewnienia, że jest on gotowy na wprowadzenie nowego oprogramowania.
Przygotowanie infrastruktury może obejmować takie działania jak:
• aktualizacja sprzętu
• zabezpieczenie sieci
• przygotowanie serwerów
• konfiguracja systemów
• zapewnienie odpowiedniej przepustowości sieci
• instalacja niezbędnych sterowników i bibliotek
• stworzenie kopii zapasowych.
Szkolenia w kontekście wdrożenia nowego oprogramowania mają na celu przede wszystkim przygotować użytkowników do pracy z nowym narzędziem. Dzięki nim pracownicy mogą zrozumieć:
• działanie oprogramowania
• dostępność funkcji
• możliwości wykorzystania systemu w codziennej pracy.
Szkolenia są również okazją do rozwiania wszelkich wątpliwości i obaw związanych z nowym oprogramowaniem. Pracownicy mogą zadać pytania, wyrazić swoje obawy i uzyskać bezpośrednie wsparcie od specjalistów.
Szkolenia powinny być starannie zaplanowane i dostosowane do potrzeb użytkowników. Ważne jest, aby uwzględnić różne poziomy zaawansowania personelu, style uczenia się i dostępność czasową.
Szkolenia mogą przyjmować różne formy – od tradycyjnych warsztatów i prezentacji, przez e-learning, po indywidualne sesje coachingowe. Niezależnie od formy, kluczowe jest, aby zajęcia były interaktywne, praktyczne i skoncentrowane na konkretnych zadaniach, które użytkownicy będą musieli wykonywać.
Testowanie jest niezbędnym elementem procesu wdrożenia nowego oprogramowania. Bez odpowiednio przeprowadzonych testów, firma dużo ryzykuje. Może się okazać, że system będzie działał nieprawidłowo, nie spełni oczekiwań użytkowników, a nawet może zakłócić działanie firmy.
Testy umożliwiają identyfikację i naprawę błędów, które mogłyby wpłynąć na wydajność systemu. Można je przeprowadzić na różnych płaszczyznach. Badanie jednostkowe polega na sprawdzaniu poszczególnych komponentów oprogramowania. Testy integracyjne umożliwiają analizę, jak te komponenty współpracują ze sobą. Testy akceptacji użytkownika mają na celu ustalenie – czy oprogramowanie spełnia oczekiwania pracowników.
Trudno określić, który etap wdrożenia jest najważniejszy i najbardziej czasochłonny. To kwestie indywidualne, zależne od specyfiki organizacji i technologii. Jedno jest jednak pewne – zaangażowanie firmy oraz dewelopera musi być wysokie we wszystkich fazach prac. W tym przypadku liczy się kompleksowe podejście, a nie punktowe.
— Najważniejsze jest utrzymanie atencji i koncentracji obu stron – klienta jak i dostawcy – na wszystkich etapach. Wystarczy, że w którejkolwiek części, np. zbieraniu wymagań, akceptacji wymagań, wstępnej akceptacji prototypów, testów wdrożeniowych, czy testów akceptacyjnych uwaga klienta spadnie, to wszelkie kwestie, które przez to umknęły uwadze, są później trudniejsze do zmiany. Można to porównać do projektowania domu. Jeśli nie poświęcimy wystarczająco dużo uwagi, w jakiej części ma być sypialnia, może to obniżyć komfort funkcjonowania oraz snu – na przykład z powodu zbyt dużego nasłonecznienia. Modyfikacja projektu będzie nas kosztowała wiele czasu i pieniędzy. Podobnie jest w przypadku tworzenia i wdrażania systemów – mówi Dominik Dubrowski, CEO FLOWDOG.
Dołącz do newslettera
Ważne linki
Na skróty
Katalog franczyz
Kwoty inwestycji
