Czy sprawdzanie przyszłych kontrahentów jest obowiązkowe? Czy warto to robić?

„Przezorny zawsze ubezpieczony” – to dobrze znane powiedzenie stanowi istotną zasadę przy prowadzeniu biznesu. Jeśli nie chcesz mieć problemu z przyszłymi kontrahentami, zrób wszystko, co możesz, aby temu zapobiec. Podstawa to ich weryfikacja. Zobacz, co możesz dzięki temu zyskać.

Czy weryfikacja przyszłych kontrahentów to obowiązek?

Z prawnego punktu widzenia nie masz obowiązku sprawdzania firm, z którymi planujesz nawiązać stosunki biznesowe. Warto jednak potraktować takie działanie jako standardowy element zarządzania ryzykiem. Powód jest prosty: coraz więcej przedsiębiorców mierzy się z nieuczciwymi kontrahentami, którzy zalegają z płatnościami za faktury. Ten problem stwarza zagrożenie utraty płynności finansowej przez Twoją firmę. Tymczasem można znacznie zmniejszyć ryzyko jego wystąpienia w bardzo prosty sposób!

Dlaczego warto sprawdzać przyszłych kontrahentów?

Oto najważniejsze korzyści płynące z weryfikacji przyszłych kontrahentów.

Mniejsze ryzyko problemów z płatnościami

Jeśli jeszcze przed podpisaniem umowy zorientujesz się, że potencjalny partner biznesowy ma problemy finansowe albo jest uznany za mało rzetelnego – zrezygnujesz ze współpracy bez narażania się na straty albo zabezpieczysz swoje interesy pobierając przedpłatę.

Bez konieczności tracenia czasu i energii na windykację

Windykacja należnych środków nie jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać. Przejście drogi polubownej, a potem sądowej trwa długo, a na odzyskanie pieniędzy można czekać nawet latami.

Bezpieczna współpraca z kontrahentami

Gdy potwierdzisz, że Twój kontrahent jest wiarygodny, będziesz „spać spokojniej” – bez obaw o to, że faktura za usługi nie zostanie uregulowana w terminie. Podpiszesz więc umowę bez dodatkowego stresu.

Łatwa weryfikacja partnerów biznesowych

Myślisz, że sprawdzenie kontrahenta to trudne zadanie? Nic bardziej mylnego! Istnieje wiele narzędzi, które pozwolą Ci zweryfikować potencjalnego partnera, a dostęp do nich jest bardzo prosty.

Jak sprawdzić potencjalnego partnera biznesowego?

Zastanawiasz się, jak sprawdzić, czy firma jest zadłużona? Możesz skorzystać z kilku narzędzi.

CEIDG lub KRS

Zacznij od upewnienia się, czy potencjalny kontrahent rzeczywiście prowadzi zarejestrowaną działalność. Jeżeli masz do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą albo spółką prawa cywilnego, sięgnij do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wyszukiwarka jest dostępna publicznie i bezpłatna. Firmę wyszukasz np. po numerach NIP, REGON albo imieniu i nazwisku właściciela.

Gdy masz podjąć współpracę ze spółką prawa handlowego – sprawdź rejestr KRS: po numerach NIP, REGON, nazwie albo miejscowości.
W ten prosty sposób upewnisz się, że firma istnieje oraz że nie jest np. w stanie likwidacji, upadłości czy restrukturyzacji (to „czerwone flagi”, na które warto uważać!).

Biała lista VAT/VIES

Skorzystaj też z wykazu podatników VAT. Jeśli podejmujesz współpracę z polskim kontrahentem, sięgnij do tzw. Białej listy VAT. Dowiesz się z niej m.in. czy firma podała Ci prawidłowy, zarejestrowany numer konta do przelewu oraz czy na 100% jest zarejestrowana jako płatnik VAT.

Kontrahent ma siedzibę poza Polską, w innym kraju Unii Europejskiej? Możesz skorzystać z systemu VIES prowadzonego przez Komisję Europejską.

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN)

Aby sprawdzić, czy firma nie ma długów, warto też zajrzeć do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych prowadzonego przez KRS. Aby zweryfikować status potencjalnego kontrahenta, wystąp do Centralnej Informacji KRS o zaświadczenie, czy dany podmiot znajduje się w RDN, a jeśli tak – pod jakimi numerami dłużnika. Wniosek o udzielenie takiej informacji wiąże się z kosztem 15 zł.

Raport BIG InfoMonitor

Skutecznym sposobem na sprawdzenie wiarygodności kontrahenta jest też zamówienie raportu z Biura Informacji Gospodarczej, np. BIG InfoMonitor. Tym samym dokładniej „prześwietlisz” potencjalnego partnera.

Podstawowy Raport o Firmie pozwoli Ci sprawdzić m.in. negatywne informacje z bazy BIG InfoMonitor, sumę zaległości oraz zobowiązań spłaconych w terminie oraz dane ewentualnych wierzycieli kontrahenta (jeśli wierzyciel ich nie zastrzegł). Z wersji rozszerzonej dowiesz się o wiele więcej – poznasz m.in. wskaźnik ryzyka MŚP tego przedsiębiorcy oraz sprawdzisz informacje z bazy Biura Informacji Kredytowej (BIK), rejestru prowadzonego przez Związek Banków Polskich (ZBP), a także dowiesz się o przyznanych firmie dotacjach albo umieszczeniu jej na liście ostrzeżeń KNF.

Inwestycja w raporty BIG nie jest wysoka, a uzyskane informacje pozwalają zwiększyć bezpieczeństwo współpracy z kontrahentami. Dlatego na skorzystanie z takich usług decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Z roku na rok rośnie liczba pobranych z BIG InfoMonitor raportów. W 2023 roku było ich 32,7 mln.

Chociaż weryfikacja partnerów biznesowych nie jest obowiązkiem, warto ją przeprowadzić i można to zrobić w prosty sposób. Weź to pod uwagę przed zawarciem kolejnej umowy z kontrahentem!

Artykuł przygotowany na zlecenie BIG InfoMonitor