Krajowy System e-Faktur w pytaniach i odpowiedziach

Już wkrótce korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkiem przedsiębiorców. Co trzeba wiedzieć o nowym rozwiązaniu i jak przygotować się do jego wprowadzenia?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to scentralizowana platforma do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Docelowo niemal każda wystawiana przez przedsiębiorcę e-faktura będzie trafiała do odbiorcy właśnie poprzez KSeF.

Kto musi korzystać z KSeF?

W 2023 r. jeszcze nikt. Na tym etapie wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur fakturowanie w nim jest tylko możliwością, a nie obowiązkiem. Przedsiębiorcy mają możliwość już teraz przejść na fakturowanie w KSeF, ale mogą też nadal wystawiać faktury elektroniczne poza tym systemem (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym), a nawet faktury papierowe - wszystkie te dokumenty mają równą moc prawną.

Jednak od 01 lipca 2024 r. fakturowanie w KSeF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT, zaś pół roku później od 01 stycznia 2025 r.- także dla podmiotów korzystających z przedmiotowego lub podmiotowego zwolnienia z VAT.

Jak zacząć korzystać z KSeF?

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają automatycznie przypisane uprawnienie do korzystania z KSeF o charakterze właścicielskim. Mogą korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Bez dodatkowych formalności z KSeF mogą też zacząć korzystać podmioty inne niż osoby fizyczne, które posiadają elektroniczna pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Jeśli ten warunek nie jest spełniony, podatnik musi złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać w nim osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF w jego imieniu.

Faktury ustrukturyzowane można wystawiać i odbierać korzystając z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów albo przy użyciu komercyjnego oprogramowania.

Jakie faktury trzeba wystawiać w KSeF?

Niemal wszystkie. Istotny wyjątek przewidziano dla faktur dokumentujących transakcje, w których nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument) - te faktury będą nadal wystawiane poza KSeF. Obowiązek fakturowania w KSeF nie obejmie też faktur w formie biletów jednorazowych m.in. za przejazd autostradą, przewóz osób koleją, transportem samochodowym lub lotniczym. Przejściowo (do końca 2024 r.) w dotychczasowej formie (a więc poza KSeF) będą mogły być wystawiane faktury z kas rejestrujących oraz faktury uproszczone.

Jak wygląda e-faktura w KSeF i jej wystawienie?

Faktura wprowadzana do KSeF musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(2). Część pól musi być obowiązkowo wypełniona, w strukturze przewidziano też pola, których wypełnienie jest fakultatywne. Nie ma możliwości dodawania do faktur ustrukturyzowanych załączników. Można natomiast umieścić link do załącznika w jednym z fakultatywnych pól faktury lub przesłać kontrahentowi dodatkowe dokumenty poza KSeF, w dotychczas praktykowany sposób.

Jak wygląda dostarczenie e-faktury w KSeF?

Wprowadzonej do systemu fakturze nadawany jest unikalny numer, a następnie dokument trafia na konto odbiorcy w tym systemie (jego identyfikacja następuje na podstawie numeru NIP na fakturze). W okresie dobrowolności KSeF nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą, ale ten wymóg zniknie, gdy korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe. Faktura poprawnie wprowadzona do KSeF, której zostanie nadany numer KSeF, będzie uznawana za dostarczoną do nabywcy. Nic nie stoi na przeszkodzie, by sprzedawca dodatkowo wysłał nabywcy elektroniczny obraz faktury albo jej wydruk, ale będzie to już tylko uprzejmość z jego strony, a nie wymóg prawny. Jedynie nabywcom nie korzystającym z KSeF (np. podmiotom zagranicznym) fakturę będzie trzeba dostarczyć w inny, uzgodniony między stronami sposób.

W KSeF nie przewidziano automatycznego powiadamiania nabywców o nadejściu nowej faktury. Taką funkcję może mieć natomiast komercyjne oprogramowanie wykorzystywane przez firmy do korzystania z systemu.

Jak poprawiać błędnie wystawione faktury w KSeF?

W KSeF nie ma możliwości wystawiania not korygujących. Nabywca, który znajdzie błąd w fakturze, musi zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej. Oczywiście sprzedawca może też wystawić fakturę korygującą z własnej inicjatywy. Faktura korygująca musi zawierać numer KSeF faktury korygowanej, a liczba takich dokumentów nie jest w żaden sposób ograniczona.
Nieco inne zasady obowiązują tylko w szczególnym przypadku, jakim jest błąd w numerze NIP nabywcy. Wówczas należy wystawić fakturę korygującą do zera dokument z takim błędem, a dodatkowo - odrębną fakturę, już z prawidłowym numerem nabywcy.

Jakie kary przewidziano za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF?

Podmiot, który po wejściu w życie obowiązku fakturowania w KSeF nie dopełni go, a więc wbrew przepisom wystawi fakturę poza tym systemem, będzie mógł zostać ukarany finansowo przez naczelnika urzędu skarbowego. Maksymalna wysokość kary to 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze lub, w przypadku faktur bez wykazanego podatku - 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Karę będzie też można otrzymać za zachowanie niezgodnie z przepisami, w sytuacji czasowej niedostępności KSeF. System kar wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r., a więc pół roku później niż obowiązek korzystania z KSeF przez czynnych podatników VAT.