Zarządzaj płynnością, nawet jeśli prowadzisz małą firmę

Mały przedsiębiorca, borykający się z niedoborami gotówki, ma do dyspozycji różne narzędzia, które mogą zwiększyć płynność jego firmy. Dobre efekty daje monitoring płatności, renegocjowanie terminów, tzw. miękka windykacja, a w ostateczności rezygnacja z klientów, którzy mało zamawiają i nie płacą w terminie.

Nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem jest umiejętne gospodarowanie gotówką. Dotyczy to każdego biznesu, ale szczególne znaczenie ma w małej firmie, która może stanąć na krawędzi bankructwa z powodu jednej niezapłaconej przez odbiorcę faktury. Nawet w warunkach idealnych, gdy wszyscy odbiorcy regulują na czas swoje zobowiązania, pojawia się konieczność gromadzenia zapasów gotówki, albo korzystania z finansowania zewnętrznego. Sytuacja pogarsza się radykalnie w chwili gdy odbiorcy przestają dotrzymywać terminów płatności – w takich okolicznościach przedsiębiorca może być zmuszony opóźnić regulowanie swoich zobowiązań (np. czynsz, zakup towarów, rata leasingowa wynagrodzenia pracowników). Jeśli odbiorcy nie są odpowiednio zdywersyfikowani, a opóźnienie dotyczy faktury wystawionej na rzecz kluczowego klienta, brak zapłaty np. przez 60 dni z niemałym prawdopodobieństwem doprowadzi firmę do bankructwa.

KREDYT KUPIECKI – PODSTAWOWE ŹRÓDŁO GOTÓWKI W MAŁEJ FIRMIE

Jak zapobiec takiej sytuacji? Sposobów na to jest wiele, zacznijmy jednak od takich, które wynikają z relacji przedsiębiorcy z jego kontrahentami. Dostawcy są dla niego niezwykle ważnym źródłem płynności w postaci tzw. kredytu kupieckiego. Chodzi tu przede wszystkim o odsunięcie płatności w czasie (często stosowane terminy płatności to np. 7, 14 lub 21 dni od dnia dostawy). Warto także pamiętać o tym, że dostawca może zgodzić się na rozłożenie płatności na raty, zwłaszcza gdy jest nowym klientem. Odbiorcy dostarczają oczywiście firmie gotówkę w chwili, gdy dokonują zapłaty, ale takie źródło płynności może pojawić się już wcześniej w postaci zaliczki. Do umiejętnego gospodarowania gotówką nie jest więc już na wstępie niezbędne finansowanie zewnętrzne, choć w miarę rozwoju firmy zwykle staje się ono koniecznością.

ZACZNIJ OD ZESTAWIENIA WPŁYWÓW I WYPŁYWÓW

Pierwszym krokiem, jaki może zrobić przedsiębiorca, który chce wprowadzić w swojej firmie skuteczne narzędzia zarządzania gotówką, jest zestawienie wszystkich wpływów i wypływów w czasie i przeprowadzenie analizy ich dopasowania. Ważne aby w takim zestawieniu przy każdej wprowadzanej fakturze uwzględnić jej umowny i przewidywany termin płatności.

WYDŁUŻ TERMINY DOSTAWCOM I SKRÓĆ ODBIORCOM

Po sporządzeniu takiej tabeli przedsiębiorca od razu uświadomi sobie, w których dniach miesiąca jego niedobory gotówki są największe, a także, którzy kontrahenci przyczyniają się do tego w największym stopniu. Kolejnym krokiem, jaki może podjąć jest dokładne przyjrzenie się ustalonym z kontrahentami terminom płatności i zastanowienie się, z którymi dostawcami mógłby negocjować wydłużenie terminów i którzy odbiorcy byliby skłonni płacić wcześniej. Przedsiębiorca, który jest na początku swojej drogi biznesowej powinien od razu zadbać o to, aby negocjować najkorzystniejsze warunki dla siebie. Z jednej strony powinno to być łatwiejsze niż zmiana wcześniej ustalonych zasad z dotychczasowymi partnerami. Jednak z drugiej strony do niesprawdzonego klienta, zwłaszcza właściciela nowej firmy, która nie zbudowała sobie jeszcze wiarygodności, inni przedsiębiorcy będą podchodzić z rezerwą. Negocjując warunki zapłaty przedsiębiorca może też posłużyć się zachętami do tego, aby jego odbiorcy płacili szybciej. Najpopularniejszymi są rabaty za płatność w gotówce (np. 5%) lub przy skróconym terminie (np. 2% rabatu za płatność 7 dni przed terminem).

PRZYPOMINAJ O SOBIE NAJCZĘŚCIEJ, JAK SIĘ DA

Kolejny pakiet możliwych działań odnosi się do odbiorców, którzy nie mają w zwyczaju dotrzymywać terminów płatności. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że takie postępowanie jest wpisane w ryzyko prowadzenia biznesu i dopóki terminy nie są znacząco przekroczone, nic z tym nie robi. Tymczasem opóźnienia w płatnościach mogę wynikać nie tylko z faktu, że odbiorca ma problemy z  niedoborem gotówki (wtedy egzekwowanie terminowości jest trudniejsze), ale ze zwykłego niedbalstwa. Przykładem skutecznego „nacisku” na klienta może być 3-krotny telefon do niego: na 7 dni przed datą płatności, na dzień przed terminem i dzień po terminie. Z doświadczeń firm współpracujących z Inkubatorem Przedsiębiorczości Idea Banku wynika, że taki sposób przypomnienia o konieczności zapłaty jest niezwykle skuteczny, a dzięki temu, że przebiega w przyjaznej formie, nie naraża przedsiębiorcy na pogorszenie relacji z odbiorcą (czego wielu się obawia i dlatego zbyt późno podejmuje działania mające na celu odzyskanie należności). Gdy należności są przeterminowane o więcej niż 30-60 dni konieczne jest rozpoczęcie działań windykacyjnych. Przedsiębiorca może uruchomić je na własną rękę, ale przy bardzo dużym opóźnieniu, niezbędna będzie prawdopodobnie pomoc specjalistów.

ZAKOŃCZ WSPÓŁPRACĘ Z TYMI, KTÓRZY MAŁO ZAMAWIAJĄ I ŹLE PŁACĄ

Jeszcze jednym niezwykle skutecznym działaniem, jakie może podjąć przedsiębiorca borykający się z problemami płynnościowymi jest podział swoich odbiorców na cztery grupy:
• takich, którzy dużo zamawiają i terminowo płacą,
• takich, którzy dużo zamawiają, ale źle płacą,
• takich, którzy mało zamawiają i dobrze płacą,
• takich, którzy mało zamawiają i nie płacą w terminie.

Dla każdej z tych grup przedsiębiorca powinien przyporządkować odrębną strategię działania. W pierwszym przypadku jest to po prostu utrzymanie relacji. W drugim dobre skutki powinna dać tzw. miękka windykacja, czyli uprzejme przypominanie o konieczności zapłaty. W trzeciej grupie korzyści powinny przynieść zachęty do zwiększenia zakresu współpracy, zwiększenia zamówień, np. poprzez programy rabatowe. Z czwartą grupą kontrahentów przedsiębiorca powinien zakończyć współpracę – koszt monitoringu, telefonów, jak również niemierzalnego żadną miarą stresu, przewyższa korzyści płynące z posiadania w portfolio takiego klienta (choć oczywiście mogą być od tego wyjątki, np. utrzymywania danego odbiorcy ze względów wizerunkowych).

Katarzyna Siwek
Adam Zagała

Zobacz nasz katalog sieci franczyzowych i upewnij się która franczyza będzie dla Ciebie najlepsza.