Zarządzanie płynnością w małej firmie

Mały przedsiębiorca, który zmaga się z trudnościami finansowymi, może skorzystać z różnych rozwiązań, aby poprawić płynność swojej firmy. Często pomocne okazują się narzędzia takie jak monitorowanie płatności, renegocjowanie terminów, tzw. miękka windykacja, a w skrajnych przypadkach rezygnacja z nieopłacalnych klientów, którzy nie terminują płatności lub składają niewielkie zamówienia.

Prawidłowe zarządzanie gotówką to kluczowy aspekt każdej działalności gospodarczej, ale w małych firmach nabiera szczególnego znaczenia. Niedopatrzenie w tym zakresie może doprowadzić do bankructwa z powodu jednej niezapłaconej faktury. W sytuacji, gdy odbiorcy płacą na czas, przedsiębiorca musi gromadzić odpowiednią ilość gotówki lub korzystać z zewnętrznych źródeł finansowania. Problem staje się jeszcze poważniejszy, gdy opóźnienia w płatnościach stają się regularne. Jeśli firma jest zbyt zależna od kilku kluczowych odbiorców, brak zapłaty przez nawet jednego z nich przez dłuższy okres może poważnie zagrozić jej stabilności finansowej.

Kredyt kupiecki – kluczowy element płynności w małych firmach

Jak unikać takich trudności? Istnieje kilka metod, które wynikają z relacji z kontrahentami. Najważniejszym źródłem finansowania w małych firmach jest kredyt kupiecki, czyli możliwość opóźnienia płatności za dostawy. Standardowe terminy płatności to np. 7, 14 czy 21 dni od daty dostawy. Dodatkowo warto pamiętać, że dostawcy mogą wyrazić zgodę na rozłożenie płatności na raty, zwłaszcza jeśli firma dopiero zaczyna współpracę z danym partnerem. Firma nie czeka na gotówkę tylko po dokonaniu zapłaty przez odbiorcę, lecz może liczyć na zaliczki, co pomaga w utrzymaniu płynności. Dzięki skutecznemu zarządzaniu gotówką nie zawsze konieczne jest finansowanie zewnętrzne, choć z czasem, w miarę rozwoju działalności, może się ono okazać niezbędne.

Przeanalizuj wpływy i wypływy

Pierwszym krokiem do wprowadzenia efektywnego systemu zarządzania gotówką w firmie jest sporządzenie zestawienia wszystkich wpływów i wypływów. Należy przy tym uwzględnić zarówno rzeczywiste, jak i przewidywane terminy płatności dla każdej faktury. To pozwoli przedsiębiorcy na dokładną analizę dopasowania przychodów do wydatków, a także na wskazanie dni, w których może pojawić się największy niedobór gotówki.

Negocjuj warunki z kontrahentami

Po stworzeniu takiej tabeli, przedsiębiorca może łatwiej zidentyfikować, którzy dostawcy i odbiorcy mają największy wpływ na jego płynność. Kolejnym krokiem jest analiza ustalonych z kontrahentami terminów płatności. Przedsiębiorca może podjąć próbę negocjowania dłuższych terminów z dostawcami oraz skrócenia ich dla odbiorców, którzy byliby skłonni płacić szybciej. Dla nowych firm ważne jest, by od samego początku starały się negocjować jak najlepsze warunki, choć nie zawsze będzie to łatwe. Mimo to, warto podejść do negocjacji z otwartością, oferując np. rabaty za wcześniejsze płatności – 5% za płatność w gotówce lub 2% za zapłatę przed terminem.

Systematycznie przypominaj o płatnościach

Jeśli klienci nie dotrzymują terminów płatności, warto działać szybko. Wielu przedsiębiorców uważa, że opóźnienia to naturalna część prowadzenia biznesu, a interweniowanie nie jest konieczne, dopóki opóźnienie nie jest znaczące. Jednak warto pamiętać, że problemy z terminowym regulowaniem należności mogą wynikać nie tylko z problemów finansowych odbiorcy, ale także z jego zwykłego niedbalstwa. Skuteczną metodą przypomnienia o płatności może być wielokrotne przypomnienie – telefon na 7 dni przed terminem, na dzień przed i dzień po terminie. Taki sposób przypomnienia, prowadzone w uprzejmy sposób, może znacznie poprawić płynność, nie powodując negatywnych skutków w relacjach z klientem. Jeśli opóźnienia przekraczają 30-60 dni, należy rozpocząć działania windykacyjne, które w przypadku dużych zaległości mogą wymagać pomocy specjalistów.

Zakończ współpracę z nierentownymi klientami

Kiedy płynność firmy jest zagrożona, warto rozważyć zakończenie współpracy z tymi klientami, którzy regularnie nie regulują swoich zobowiązań lub składają niewielkie zamówienia. W tym celu przedsiębiorca powinien podzielić swoich kontrahentów na cztery grupy: tych, którzy dużo zamawiają i płacą na czas; tych, którzy dużo zamawiają, ale nie płacą terminowo; tych, którzy mało zamawiają, ale płacą terminowo; oraz tych, którzy mało zamawiają i nie płacą na czas. Dla każdej z tych grup należy opracować odpowiednią strategię działania – w pierwszym przypadku chodzi o utrzymanie relacji, w drugim o stosowanie miękkiej windykacji, w trzecim – o zachęcanie do zwiększenia współpracy, np. poprzez rabaty. Z ostatnią grupą kontrahentów najlepiej zakończyć współpracę, ponieważ koszty monitorowania ich płatności i stres związany z nieterminowymi należnościami przewyższają korzyści z posiadania ich w portfolio, choć mogą występować wyjątki, np. w przypadku ważnych klientów wizerunkowych.