Może się wydawać, że wdrożenie systemów informatycznych przebiega w firmach jednakowo. Wybór wykonawcy, analiza, wykonanie systemu, testy, start – 5 standardowych etapów, które przecież można zastosować w każdym modelu biznesowym. Doświadczenie uczy jednak, że podejście do wdrożeń w strukturach zdecentralizowanych jakim jest franczyza różni się od utartego schematu.
Dylematy związane z wdrażaniem systemów IT pojawiają się w przypadku wszystkich firm z zdecentralizowaną strukturą. W praktyce chodzi o każdy biznes, w którym władza i decyzyjność jest podzielona pomiędzy wielu udziałowców/zarząd/dyrektorów etc. (np. firmy z tzw. macierzową strukturą organizacyjną). Jak w takim wypadku podjąć się wdrożenia systemu informatycznego obejmującego całe przedsiębiorstwo, skoro projekt prowadzi Project Manager związany jedynie z centralą? Jak zaakceptować specyfikację i skonsultować ją z każdym z interesariuszy? W przypadku franczyz pojawia się kolejny problem – jak skłonić niezależnych franczyzobiorców do korzystania z wdrożonego przez centralę systemu, skoro przecież wcale nie muszą tego robić?
Etap 1 - Analiza przedwdrożeniowa
To najczęściej zaniedbywany etap wdrożeń systemów internetowych. Główne powody? Najczęściej spotykamy się z podejściem, że analizę można zrobić własnymi środkami. Prawda jest taka, że owszem można (bo kto najlepiej zna firmę, jak nie Państwo), jednak już od tego momentu należy współpracować z firmą która zajmuje się wdrożeniami takich systemów. Przede wszystkim dlatego, że jej specjaliści powiedzą Wam, co będzie potrzebne do wdrożenia, jakie dokumenty i opisy jakich procesów należy przygotować. Analiza w większości przedsiębiorstw przebiega tak samo, zróżnicowana jest jedynie poziomem zaangażowania jej wykonawców. Jak dopasować ją do modelu franczyzowego? Tutaj sprawa wygląda trudniej i jest ściśle powiązana z… ostatnim etapem czyli wdrożeniem. Bo jak skłonić franczyzobiorcę, aby korzystał z systemu? Między innymi właśnie poprzez zaangażowanie go już na etapie analizy w pracę nad aplikacją. Podczas planowania, powinien zostać powołany zespół złożony z przedstawicieli wielu stanowisk, oddziałów, nawet miast. Każda osoba włączona do procesu twórczego będzie miała poczucie wkładu własnego w przedsięwzięcie co znacząco wzmocni jej zaangażowanie.
Podczas wykonywania analizy systemu, należy bardzo zwrócić uwagę na wszelkie techniczne niuanse aplikacji tj.:
Wszędzie, gdzie pojawia się temat integracji systemów należy pamiętać, że nie zawsze da się to zrobić łatwo i bezboleśnie. Nieumiejętne łączenie aplikacji, może w najgorszym przypadku spowodować awarię każdego z systemów, co w firmach z dużymi obrotami powoduje realne straty.
Integracja, pomimo, że czasem może wydawać się trudna do przeprowadzenia, daje wymierne korzyści, z których najważniejszą jest automatyzacja pracy. Łącząc się z aplikacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi musimy pamiętać, żeby określić częstotliwość przesyłanych danych, zakres komunikacji i wiele innych parametrów. Końcowym efektem mają być systemy, które komunikują się całkowicie automatycznie. Jakie informacje można przesyłać? Wszystko co jest w systemie informatycznym: stany magazynowe, obroty, faktury, dane finansowe, zamówienia, zlecenia zamówień, przesunięcia między magazynami, WZ-ki etc.
Etap 2 - Realizacja systemu
Z punktu widzenia wykonawcy systemów dedykowanych, który otrzymuje pełną i dokładną dokumentację funkcjonalną oraz techniczną, wykonanie systemu dla firmy franczyzowej nie różni się od większości innych, dużych projektów. Z punktu widzenia zleceniodawcy, ważne jest cykliczne kontrolowanie postępów prac, zgodności ze specyfikacją oraz kierunku w jakim zmierza projekt.
Etap 3 i 4 - Testy i wdrożenie
Powoli zbliżamy się do finału, czyli momentu, gdy system zostanie uruchomiony i zacznie przynosić wymierne korzyści poprzez realizację założonych celów. Pozwoliłem sobie połączyć te dwa etapy z różnych względów. Przede wszystkim dlatego, że zarówno testy jak i wdrożenie systemu powinno być wykonane przy współudziale całego zespołu projektowego. Osoby, które wcześniej tworzyły koncepcję wdrożenia powinny na etapie testów sprawdzić poprawność działania aplikacji, skorygować ewentualne błędy, a podczas wdrożenia aktywnie uczestniczyć w szkoleniach użytkowników. Oba z etapów końcowych nie powinny odbyć się bez udziału całego zespołu projektowego.
Finiszujemy!
Tym oto sposobem dotarliśmy do końca realizacji projektu. Zostaje pytanie, jak zachęcić franczyzobiorców do korzystania z platformy? Tak naprawdę to już zostało wykonane pośrednio w każdym z etapów. Państwa pracownicy od samego początku współpracowali podczas tworzenia koncepcji – system był robiony dla nich, później na etapie testów mieli okazje nanieść poprawki i ostatecznie uczestniczyli we wdrożeniu aplikacji. Naszym celem było pokazanie, jak bardzo system będzie przydatny w codziennej pracy, co nam się szczęśliwie udało.
Na koniec ważna uwaga. Wdrożenie systemu internetowego w firmie franczyzowej musi być obostrzone pewnymi wymaganiami, których niespełnienie może skutkować niepowodzeniem projektu. Musimy pamiętać, że projekt zakończy się sukcesem tylko wówczas, gdy jest cały czas zasadny biznesowo. Podsumowując, należy:
Piotr Przybyłkiewicz,
Specjalista ds. rozwiązań B2B Empathy Internet Software House
Z wykształcenie fizyk, z doświadczenia ekspert relacji B2B. Karierę w Empathy zaczął trzy lata temu, od tego czasu zarządza projektami i uczestniczy w przygotowaniu analiz przedwdrożeniowych dla kluczowych Klientów Empathy, w tym międzynarodowych Klientów korporacyjnych.
Zobacz nasz katalog sieci franczyzowych i upewnij się która franczyza będzie dla Ciebie najlepsza.
Dołącz do newslettera
Pozostałe artykuły - Poradniki franczyzowe
Ważne linki
Na skróty
Katalog franczyz
Kwoty inwestycji
