Wystaw i dostarcz PIT-11 online

Wraz z 2019 rokiem wprowadzone zostały modyfikacje w przepisach. Od stycznia składanie deklaracji podatkowej jest możliwe tylko drogą elektroniczną. Choć cyfryzacja nieustannie się rozwija, to jednak wciąż nie wszyscy pracodawcy wiedzą o istnieniu pewnych narzędzi, jak na przykład system do elektronicznego generowania rozliczeń e-PIT, który niezwykle usprawnia i przyspiesza prace.

Każdy pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentu PIT swojemu pracownikowi. Nie ma znaczenia jak długo pracował podwładny, ile czasu spędził na L4 lub kiedy go zwolniono. Obowiązkowo PIT-11 dostają te osoby, które w danym roku otrzymały wynagrodzenie. W dokumencie zawarte są następujące informacje: dochody, koszty uzyskania przychodu czy pobrane składki oraz zaliczki na podatek. Zadaniem pracodawcy jest złożenie dokumentu do Urzędu Skarbowego w wersji elektronicznej do końca stycznia, następnie do końca lutego przekazuje go pracownikowi.

W sytuacji, kiedy firma zatrudnia znaczną liczbę pracowników ilość pracy natychmiast wzrasta. Dział Kadr ma niewiele czasu, by oprócz wypełnienia bieżących obowiązków, zadbać o wszelkie formalności związane z rozliczeniami. Sprawdzanie danych każdego pracownika, wyliczenia, opracowywanie dokumentacji oraz jej prawidłowe zaadresowanie. Również często zbierane są podpisy czy sporządzane zestawienia a także kontakt np. z byłymi pracownikami.

Jeśli firma zatrudnia kilku pracowników, zadania te nie będą szczególnie uciążliwe. Trudność w wykonaniu tych obowiązków, pojawia się w przypadku zatrudnionych kilkaset i więcej osób, a także w sytuacji rozwarstwienia lokalizacyjnego.
Dodatkową kwestią związaną z tegorocznym okresem rozliczeniowym, w szczególności dla mniejszych firm, okazał się obszar technologiczny. Pracodawcy na złożenie deklaracji do Urzędu Skarbowego PITu-11, mieli czas do 31 stycznia, co dla niektórych przedsiębiorstw stanowiło nie lada wyzwanie.

Funkcjonalny i intuicyjny system

Właściwe narzędzie do elektronicznego wystawiania dokumentacji, wesprze sprawne zarządzanie procesem związanym z PIT-ami. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO niezwykle skutecznie wspomaga pracę działu Kadr. Sprawna obsługa systemu e-Teczek, umożliwia pracownikom łatwy dostęp do najistotniejszych dla nich informacji – czas zatrudnienia, przepracowany okres, rodzaj umowy, odbyte i zaplanowane szkolenia itp. Dzięki takiemu rozwiązaniu można także automatycznie generować zestawienia.

To, co jest niezwykle wygodne w systemie, to opcja zdalnego wystawienie deklaracji. Dzięki temu pracownicy Kadr mogą pominąć tą konieczność, jaką jest druk tego rodzaju dokumentów. Dodatkowo nie muszą wysyłać ich pocztą lub prosić o zgłoszenie się pracowników po deklaracje, a także dbać o to, by odebrali je w terminie.  System e-PIT został zaprojektowany tak, by udoskonalić całą procedurę, wykluczyć to, co niepotrzebne lub zastąpić praktyczniejszymi rozwiązaniami.

„Dla działu Kadr jednym z największych wyzwań był obowiązek wysłania deklaracji PIT-11 do byłych pracowników. Dość często zdarzały się sytuacje, w których zatrudnieni zmieniali miejsce zamieszkania, czy nie odbierali nadanego drogą pocztową listu. W konsekwencji należało podjąć dodatkową pracę, a to z kolei negatywnie wpływało na czas realizacji obowiązku. System e-PIT wprowadza ułatwienia w tak wielu obszarach, że najlepiej widać jego pozytywne działanie wtedy, kiedy zaczyna się z niego korzystać” – mówi Joanna Nowicka-Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o.o.

System z gwarancją bezpieczeństwa

W przypadku wystawienia dokumentu PIT-11, mamy do czynienia z przetwarzaniem danych wrażliwych, a to wymaga zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa. System tworzy unikalne hasło i wysyła je do pracownika smsem lub drogą elektroniczną. Taka procedura to gwarancja bezpiecznego logowania oraz eliminacja ryzyka dostępu do danych przez osoby do tego nieupoważnione.

System wystawiając wirtualne dokumenty PIT posługuje się wielokanałowym uwierzytelnianiem, dlatego pracownicy mogą w każdej chwili szybko i sprawnie pobrać swoją deklarację. Pracownik, by mógł otrzymać dostęp do niej, jest zobowiązany podać szereg informacji, którymi zarządza tylko on. Co ważne, opcja pobrania deklaracji posiada ograniczenie czasowe. Jeśli użytkownik nie pobierze dokumentu w danym przedziale czasowym, wtedy unikatowe hasło zanika. W takim przypadku należy ponownie zastosować pełną weryfikację, która umożliwi powtórne zalogowanie się do systemu. Dokładnie tak samo dzieje się z wystawianiem deklaracji dla osób zatrudnianych w przeszłości.

Warto pamiętać, że dostęp do części systemu, która odpowiada za obsługę PIT posiadają jedynie wybrani, uprawnieni pracownicy. Zatem gwarancja bezpieczeństwa po stronie firmy zostaje całkowicie zapewniona.

Formalne wymagania deklaracji

Poznając funkcje Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO powstaje niepewność związana z elektronicznym wystawianiem dokumentów PIT pracownikowi w świetle prawa. Co do sposobu wysyłania PIT-11, w przepisach nie są uwzględnione ograniczenia czy narzucenia, co do określonej metody przekazania zeznań. Ważna jest jednak forma przesyłanej dokumentacji, która powinna uniemożliwiać edycję pliku, musi być również opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz zachować wzór deklaracji.

Jeśli istnieje możliwość potwierdzenia przez pracownika odbioru deklaracji PIT–11, nie ma konieczności zbierania pisemnej zgody na jej przesłanie drogą elektroniczną. System e-PIT oferuje taką sposobność. Pracownicy działu Kadr mogą w każdej chwili obserwować przez kogo i kiedy została pobrana deklaracja podatkowa z wyszczególnieniem konkretnych danych, jak np. data odbioru czy numer IP. Jednocześnie potwierdza to, że podatnik przeczytał jej treść i odebrał dokumenty. Jeśli deklaracja jest dostarczana drogą mailową, wymagana jest tu zgoda pracownika na udostępnienie jej taką formą.
Co więcej, deklaracje podatkowe przechowywane w formie elektronicznej, zgodne z formą prawną, oraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spełniają obowiązek przechowywania deklaracji PIT-11.

Oszczędny system z korzyścią dla firmy

Dzięki elektronicznej dokumentacji eliminowana jest konieczność wystawiania PIT-u w formie papierowej. Rozwiązanie to ogranicza wymóg drukowania dokumentacji. Dotyczy to zarówno samych deklaracji, jak i kwestii wysyłania listów poleconych.
Wdrażając system do organizacji, pozwala on znacznie zaoszczędzić czas pracy działu Kadr. Zatem można go przeznaczyć na inne sprawy, z wyższym priorytetem względem firmy.

Wykorzystując taki system w swojej firmie, wpłynie on na pozytywne jej postrzeganie przez pracowników. Takie narzędzie, które usprawnia działanie kłopotliwych dla wielu podwładnych kwestii, będzie dla nich niezwykle korzystne.
Obecnie postępujący proces cyfryzacji jest nie do zatrzymania. Cały pakiet e-Teczki czy e-PITy to tylko niektóre z dostępnych mini-systemów IT stanowiących zasadniczy element, który poprawia funkcjonowanie firm. W przeciągu kilku lat staną się one podstawą, bez której sprawna realizacja codziennych zadań będzie niemożliwa.” – podsumowuje Grzegorz Kucharski, Kierownik Działu Wdrożeń Technologii Internetowych w Ideo.