Najpierw było wirtualne biuro, a teraz może pomóc wirtualna asystentka. To, co dawniej było przywilejem najbogatszych, dziś przydaje się rosnącej liczbie drobnych przedsiębiorców.
Główną barierą w przypadku większości biznesów są koszty, które trzeba ponieść na początku: towaru, lokalu czy pracowników. Jeśli chodzi o pracę jako wirtualna asystentka (lub asystent) pieniądze, które trzeba wyłożyć na początek, są symboliczne, a powodzenie zależy wyłącznie od cech charakteru: sumienności czy uczciwości.
Wirtualna asystentka to osoba, która przejmuje część nużących obowiązków, jakie spoczywają na małych firmach i pojedynczych przedsiębiorcach. Zwykle przy tego typu działalności zatrudnienie prawdziwej asystentki czy sekretarki z własnym biurkiem nie wchodzi w grę. Wśród właścicieli mikro – i małych firm rośnie świadomość wartości ich czasu, a w związku z tym chcą scedować na kogoś najmniej przyjemne czynności, których jednak nie da się uniknąć. Zależnie od osoby może to być chodzenie na pocztę i do ksero, odbieranie telefonów i maili, umawianie spotkań czy przygotowywanie ofert i faktur. Właśnie tym jest w stanie zająć się wirtualna asystentka. Poza praktycznymi aspektami, dla niektórych posiadanie asystenta to sprawa prestiżu – druga osoba odbierająca telefony czy odpowiadająca na wiadomości sprawia profesjonalne wrażenie, które w niektórych branżach przekłada się na zarobki. Koszt takiej usługi może być naprawdę niewielki. Niektóre firmy z myślą o freelancerach oferują ją nawet na godziny w cenie od ok. 40 zł. Inne mają pakiety do wykorzystania w ciągu miesiąca, a najtańszy to 349 zł za 5 godzin. Dużym firmom, w których prace biurowe i organizacyjne zajmują każdego dnia wiele godzin, opłaca się nawet „full pakiet”, który kosztuje od 1200 do nawet 3200 zł miesięcznie.
Jak to wygląda od drugiej strony? Jeśli chodzi o warunki techniczne, to asystentka musi mieć praktycznie tylko szybkie łącze internetowe i telefon z pakietem danych do wykorzystania. Powinna zapoznać się z popularnymi aplikacjami i programami do planowania pracy (Excel, Google Drive, Trello), bo ich znajomości mogą oczekiwać zleceniodawcy. Ważna jest też obecność w sieci, bo klienci muszą wiedzieć o takiej firmie.
– Najważniejsza rzecz to strona internetowa, czyli logo, nazwa firmy, oferta i szereg innych rzeczy. Każdy ma dwa wyjścia: albo zlecić to specjalistom, czyli wydać niemałe pieniądze i mieć spokój, albo zrobić jak ja, czyli samemu i zaoszczędzić – mówi Edyta Pietrzak, założycielka Helpito.pl.
Reszta to już kwestia dobrej organizacji i obowiązkowości, bez której w tej branży ani rusz. Według Natalii Krancewicz, założycielki firmy Wirtualne Asystentki, to praca o wiele trudniejsza, niż wydaje się osobom, które zaczynają. Obserwuje ona ciągły wzrost ilości klientów zainteresowanych taką obsługą, ale też rosnącą ilość nieprofesjonalnych asystentek.
– By zostać tak zwaną VA (virtual assistant) nie wystarczą dobre chęci, trzeba posiadać naprawdę wszechstronną wiedzę – przestrzega.
– Znaczna część osób, która się do mnie zgłasza, nie zdaje sobie z tego sprawy. Smutne również w dzisiejszych czasach jest to, że młodzi ludzie nie dotrzymują terminów i znikają bez słowa, bo w dobie internetu to takie proste... – przyznaje.
Choć teoretycznie w internecie królują przypadkowe kontakty i podejmowanie współpracy wyłącznie na podstawie „widzialności” w wyszukiwarkach, asystentki przyznają, że w rzeczywistości wciąż czynnik ludzki jest bardzo ważny: zadowolony klient poleci asystentkę kolejnemu, a ten opowie o niej znajomym. Z czasem może to przerodzić się w trwałą relację zawodową – asystentka ma w końcu wgląd w najbardziej poufne dokumenty firmy. Jeśli będzie dyskretna, przedsiębiorca jej zaufa i raczej nieprędko zrezygnuje z jej usług. Edyta Pietrzak dodaje, że liczą się też inne cechy.
– Taka osoba musi być spokojna, opanowana, a jednocześnie sprawna i dokładna oraz, co dla mnie najważniejsze, umiejąca zachować poufność. Potrzeba również pokory i cierpliwości w rozkręceniu biznesu – zauważa.
Asystentka pracująca na własny rachunek zarabia „na czysto” tyle, ile wynosi stawka za pakiet czy godzinę po odjęciu podatku. W ramach firmy musi się liczyć z potrąceniem nawet kilkudziesięciu procent wynagrodzenia, ale o zlecenia będzie łatwiej. Z drugiej strony osoba pracująca wyłącznie na własny rachunek ma wolność i może wybierać, czy woli zlecenia stałe czy pojedyncze, a tym samym dopasowywać ilość pracy do swojego trybu życia. Pola Sobczyk, która od dwóch lat szkoli wirtualne asystentki i przedsiębiorców, którzy zastanawiają się nad skorzystaniem z ich usług, podsumowuje to tak: – Wszystko zależy od umiejętności danej osoby. Jeżeli są to usługi techniczne lub osoba posiada wieloletnie doświadczenie w marketingu i copywritingu, to śmiało można działać samodzielnie. Jeżeli jednak nie czuje się stabilnie finansowo i chce jeszcze sprawdzić swoje talenty, to myślę, że agencja jest dobrym pomysłem – twierdzi.
Można też samemu założyć taką firmę i zatrudniać inne asystentki. To jednak już wyjście dla osób, które znają branżę i wiedzą, na czym polega ta praca. W przeciwnym razie rekrutacja personelu i utrzymanie wysokich standardów pomimo tego, że zespół pracuje na odległość, może okazać się niemożliwe. Zdaniem Natalii Krancewicz można pracować w ten sposób samodzielnie, choć większość klientów raczej wybierze firmę, która będzie bardziej wiarygodna. – Można ją namierzyć, podpisać z nią umowę, wystawi fakturę i nie zniknie – żartuje. To pokazuje, jak duże znaczenie w tym zawodzie ma dobra opinia, na jaką asystentka pracuje z czasem.
Stawka za godzinę: 40 – 50 zł
Koszty stałe prowadzenia działalności (ZUS, internet): 1300 zł
Koszt uruchomienia działalności (strona, pozycjonowanie): 2000 zł
Zarobki przy pracy 20 h w tygodniu: 1900 – 2700 zł netto
Zarobki przy pracy 40 h w tygodniu: 3800 – 5400 zł netto
Zobacz nasz katalog sieci franczyzowych i upewnij się która franczyza będzie dla Ciebie najlepsza.
Dołącz do newslettera
Pozostałe artykuły - Pomysły na biznes
Ważne linki
Na skróty
Katalog franczyz
Kwoty inwestycji
