Zalety i wady programów do fakturowania

Każda firma, która w ciągu miesiąca wysyła kilkanaście tysięcy faktur może zaoszczędzić nawet 2000 złotych, jeżeli zdecyduje się na faktury elektroniczne. Obecnie na terenie Polski rocznie wystawia się około 1,5 mld faktur w ciągu roku, lecz jedynie 3% sprzedawców korzysta z nowoczesnego i oszczędnego sposobu rozliczeń.

Nowoczesność i oszczędność

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą swoje firmy, współcześnie samodzielnie mogą wystawiać elektroniczne faktury. Do tego celu służą rozmaite programy, które można zarówno zainstalować na komputerze, jak i skorzystać z nich w formie online. Takie programy znacznie proces wystawiania faktury przyśpieszą, ponieważ tworzone są automatycznie pliki PDF z fakturą, która zostaje wystawiona na podstawie poprawnie wypełnionego formularza.

Bez zgody pisemnej

Do końca 2012 roku przedsiębiorcy, którzy chcieli elektronicznie wystawiać faktury dla swoich klientów musieli posiadać zgodę pisemną na ową czynność. Dodatkowo musieli przechowywać ją na wypadek kontroli. Jednakże już od 2013 roku zasady te uległy zmianie na korzyść przedsiębiorców. Od tego czasu, bowiem istnieje zasada domniemanej zgody, dlatego faktura VAT może zostać wysłana mailem, bez prośby i akceptacji.  Aby transakcja mogła zostać zrealizowana z użyciem programu do fakturowania online, wystarczy, że klient dokona płatności, a tym samym zaakceptuje formę, w jakiej dokumenty zostaną przesłane.

Każda faktura online podobnie jak tradycyjna musi zawierać:

• imiona i nazwiska lub też nazwę nabywcy i sprzedawcy,
• adresy,
• numery NIP,
• nazwę usługi czy transakcji
• datę wystawienia
• datę wystawienia faktury
• numer identyfikujący fakturę
• cenę kwoty bez podatku
• stawkę i kwotę VAT
• cenę brutto
• kwotę należności ogółem

Jedynym warunkiem, który umożliwia przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej jest zapewnienie o ich autentyczności, oryginalności treści a także czytelności. Nabywca faktury musi, więc mieć pewność, że dane osoby wystawiającej są aktualne. Warunek ten można spełnić przez wykorzystanie podpisu elektronicznego.

Autentyczność, integralność faktury i przechowywanie

Już od 2013 roku każdy przedsiębiorca, który wystawia fakturę online ma możliwość zapewnienia jej integralności i autentyczności, albowiem istnieje kontrola biznesowa. Może być to różna forma, lecz w praktyce najczęściej jest to wewnętrzna procedura, która określa obieg dokumentów, a także daje możliwość powiązać je z dokonanymi płatnościami oraz poszczególnymi transakcjami.

Warto wiedzieć, że wszystkie faktury online muszą być przechowywane w odpowiedni i adekwatny sposób. Zostać, więc muszą zachowane ich wszystkie cechy, zaś sposób archiwizacji musi zapewnić szybkie odszukanie dokumentu oraz dostęp do nich w przypadku kontroli zewnętrznej.

Oszczędność faktur elektronicznych

Zastosowanie w firmie elektronicznych faktur umożliwia znaczną redukcje kosztów. Przedsiębiorca oszczędza w różnorodny sposób, na ich wydruku, kopertach, czy też opłatach pocztowych. Taniej jest również przechowywać wystawione dokumenty. Zyskujemy także na czasie, ponieważ program szybko pozwala nam uzupełnić dane, wysłać fakturę mailem, bez wychodzenia na pocztę.

Klient zadowolony jest klientem lojalnym, dlatego warto zastanowić się nad potrzebami, jakie ma odbiorca, a najlepsza do tego celu będzie elektroniczna faktura. Dotrze ona szybko i zawsze będzie sporządzona bezbłędnie i profesjonalnie.

Źródło tekstu: www.ksiegowosc24.pl