System POS może chronić przed kradzieżą

Na rynku dostępnych jest bardzo dużo programów komputerowych, które są przeznaczone do obsługi procesu sprzedaży w handlu detalicznym. Zarówno te najprostsze, jak i te wyrafinowane przede wszystkim umożliwiają wydruk paragonu fiskalnego. Programy nieskomplikowane są bardziej rozwiniętą wersją kasy rejestrującej. Zdecydowanie łatwiej rozszerzyć listę towarów lub zmienić cenę produktów. Z pytaniem - dlaczego warto rozważyć możliwość wdrożenia zaawansowanych systemów POS - zwracam się do pana Andrzeja Bochacza, właściciela firmy K2online.pl, który tymi zagadnieniami zajmuje się od 25 lat.

Redakcja: Dlaczego warto rozważyć możliwość wdrożenia zaawansowanych programów POS?

K2online.pl: Nie każdy sklep potrzebuje aplikacji POS (to międzynarodowy skrót określający programy do obsługi stanowiska sprzedaży detalicznej). W przypadku niewielkich biznesów, często przy rozpoczęciu działalności, wystarczającym rozwiązaniem jest tania kasa fiskalna. Koszt jest niewielki, gwarancja nieprzerwanej pracy bardzo wysoka a największą zaletą jest łatwa obsługa.
Równolegle z niewielkimi działalnościami handlowymi funkcjonują sieci handlowe. Praktycznie można powiedzieć, że dwa sklepy jednego właściciela, to już sieć. Rozległa struktura własnych placówek ma wymierne korzyści, jednak razem ze wzrostem liczby sklepów, pojawia się coraz więcej zagrożeń. Właściciele, kadra zarządzająca nie mogą na bieżąco kontrolować, pilnować, doglądać, opiekować się miejscami, w których sprzedawany jest towar.
Można powiedzieć, że dobre oprogramowanie do zarządzania siecią handlową jest przedłużeniem ręki decydentów.

Redakcja: To bardzo śmiałe i ciekawe stwierdzenie.  Zauważam w nim praktyczną stronę. W sklepie przechowywane są towary, które zostały kupione przez właściciela. Podczas sprzedaży gromadzone są przez pracowników pieniądze. Jednym zdaniem w każdej chwili w sklepie znajdują się towary i środki finansowe, które należą do właściciela.
Jak wybrać oprogramowanie POS, które ochroni tą własność? Tak wiele słyszy się o kradzieżach. Czy można się przed tym uchronić?

K2online.pl: Wszystko zależy od potencjalnych zagrożeń. Innym rygorom będzie podlegał sklep oferujący warzywa a innym ten, który sprzedaje biżuterię. Czym większy poziom ryzyka, czym wyższa atrakcyjność towarów dla nieuczciwych osób, tym bardziej należy zwracać uwagę na procedury. Z pewnością najskuteczniejszym narzędziem do wsparcia pracowników a jednocześnie egzekwowania rutynowych zachowań jest program komputerowy POS.

Redakcja: W jaki sposób system POS wspiera działania właścicieli w ochronie swoich dóbr, które są pod opieką pracowników?

K2online.pl: Przeważająca większość ludzi ma skłonności do mniejszej lub większej  niedokładności. "Co musisz zrobić dzisiaj, zrób jutro". Ta zabawna i ryzykowna maksyma nie znajdzie zastosowania w sytuacji, kiedy system POS ustala kolejne zachowania sprzedawcy. Rozpoczynając dzień należy przeliczyć gotówkę w szufladzie kasowej. Prowadząc sprzedaż, należy skanować kod kreskowy na opakowaniach i wybrać właściwe formy płatności przy zamknięciu transakcji. Kończąc zmianę pracownik liczy utarg, drukuje raport fiskalny, raport z terminala płatniczego i wypełnia formularz oraz kompletuje dokumenty. Ten nieskomplikowany proces przyczynia się do zminimalizowania zwykłych ludzkich błędów. Można oczywiście stosować go w formie zalecenia do realizacji. Na wszelki wypadek lepiej powierzyć to programowi POS. On zrealizuje to "bezdusznie", skutecznie i nie pozwoli na wykonanie kolejnego kroku, o ile poprawnie nie zostanie zakończony poprzedni .

Redakcja: Ta niekomplikowana procedura rzeczywiście wydaje się czytelna i łatwa w realizacji. Zastanówmy się, czy poza wspomnianymi przez pana funkcjami proceduralnych program POS może pomóc w innych fragmentach "życia sklepu"?

K2online.pl: Oczywiście korzyści można odnaleźć bardzo dużo i w wielu segmentach. Dzisiaj proponuję skoncentrować się na tematyce związanej z ochroną towarów i środków finansowych.
Niezwykle ważnym wydarzeniem w rocznym cyklu działania sklepu jest spis z natury. Jest to praktycznie jeden z niewielu momentów, w których dokładnie weryfikowana jest zgodność stanów magazynowych, jaka wynika z ksiąg handlowych, z rzeczywistością. Zdarza się, że to uciążliwe zadanie jest traktowane bardzo pobieżnie i bez należytej staranności. Tymczasem znaczenia inwentaryzacji nie da się przecenić. Niezgodności deklarowanych stanów kartotekowych z rzeczywistymi, po rzetelnie wykonanym spisie z natury, pełni funkcję porządkującą, ale pozwala jednocześnie określić, czy w sklepie spotykamy się z zagrożeniami bezpieczeństwa.
Ważną cecha systemu POS jest możliwość sprawnego wykonania wiarygodnego spisu z natury. Wiarygodnego, czyli takiego, który jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Dzięki temu równie wiarygodne i skuteczne będą decyzje jakie zapadną po rozliczeniu spisu z natury.

Redakcja: Skoro dotarliśmy do tego trudnego zagadnienia, to zastanawiam się w jaki sposób najlepiej i najskuteczniej wyciągać konsekwencje lub nagradzać na podstawie wyników po rozliczeniu spisu z natury.

K2online.pl: Na całym świecie jedynym prawidłowym parametrem ocennym jest wskaźnik strat. Wyliczamy go jako iloraz strat do obrotu za analizowany okres. Przykładowo, jeżeli inwentaryzacja przeprowadzana jest jeden raz w roku, to obrót powinien być wyliczony z całego roku. Nie wnikając w skalę ocen zastanówmy się jak można wykorzystać wyniki spisu z natury, aby spróbować odszukać potencjalne zagrożenia.
System POS może być wyposażony w moduł nagrywania zdjęć lub sekwencji video do każdego paragonu. Porównując towary, które wykazują manko z materiałem video ze sprzedaży, w których one występowały, bardzo łatwo jest odnaleźć zagrożenia a nawet dowody. Posiadając wiedzę o tym kto obsługiwał stanowisko sprzedaży, jacy pracownicy byli obecni na zmianie, łącząc w grupy towary wykazujące braki, możliwe jest tworzenie niezwykle pomocnych raportów, które znacząco zwiększą bezpieczeństwo.

Redakcja: Bardzo dziękuję za tę krótką rozmowę. Spojrzałem na zagadnienie znaczenia programów POS od zupełnie innej strony. Pozornie nieskomplikowane zadanie jakim jest wydrukowanie paragonu fiskalnego, dzięki wprowadzeniu nowoczesnych procedur i technologii może znacząco przyczynić się do zwiększenia ochrony dóbr przechowywanych w sklepie.