Pieczątka firmowa – wybór czy konieczność?

Czy prowadzenie działalności gospodarczej obliguje do posiadania pieczątki firmowej?

To pytanie, które często zadają sobie początkujący przedsiębiorcy. O potwierdzenie dokumentu pieczątką mogą nas poprosić pracownicy banku, Urzędu Skarbowego czy firmy ubezpieczeniowej. Pozostaje jednak pytanie, czy posiadanie pieczątki firmowej nakazują przepisy, czy raczej jest to pewne przyzwyczajenie urzędników?

Co mówi polskie prawo?

Obecnie nie ma żadnego dokumentu, który nakazywałby przedsiębiorcom wyrobienie pieczątki firmowej. Nie ma również obowiązku umieszczania pieczątek na fakturach.

Sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów w dniu 29 kwietnia 2010 roku ustosunkował się do pytania na temat zasadności wykorzystywania pieczątek w Polsce w następujący sposób:

Pieczątka firmowa, a specjaliści różnych zawodów
Fakt, że nie ma prawnego obowiązku korzystania z pieczątki firmowej, nie zmienia faktu, że jej brak może okazać się kłopotliwy. Na niektórych dokumentach są przygotowane nawet specjalne rubryki na przybicie pieczątki. Wśród nich znajdują się m.in. informacje o przychodach wypłaconych, wnioski do GUS-u czy deklaracje podatkowe dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i prawnych. Brak pieczątki nie będzie wprawdzie pociągał za sobą konsekwencji prawnych, ale samo składanie wyjaśnień może na dłuższą metę okazać się uciążliwe.

Zastanawiając się nad zasadnością posługiwania się pieczątką firmową, trzeba wziąć pod uwagę także przedstawicieli niektórych zawodów, dla których taka praktyka jest zasadna.
Podstawowe informacje na pieczątce
Przepisy prawne jasno mówią o konieczności podawania w obrocie gospodarczym pełnego zakresu danych własnej firmy. Ich brak może skutkować grzywną w wysokości nawet 5 tys. zł! Jeśli więc nie korzystamy z pieczątki automatycznej, to koniecznie musimy dokładne informacje zapisać ręcznie, co jest bardziej czasochłonne niż przybicie pieczątki.

Jakie informacje warto umieścić na pieczątce?

Kluczowe dane (osoba fizyczna):
●     nazwa firmy;
●     imię i nazwisko;
●     adres siedziby;
●    numer NIP.

Spółka prawa handlowego:
●     nazwa spółki;
●    adres siedziby;
●    numer NIP;
●    oznaczenie sądu rejonowego;
●    wysokość kapitału zakładowego (spółki z o.o. i spółki akcyjne);
●    wysokość kapitału wpłaconego (spółki akcyjne).

Nazwa firmy lub spółki
Zgodnie z informacjami zawartymi w kodeksie cywilnym, w nazwie firmy osoby fizycznej musi się znaleźć jej imię i nazwisko. Te dane powinny się więc znaleźć na automatycznej pieczątce firmowej. Trzeba pamiętać także o uwzględnieniu dodatkowej nazwy lub pseudonimu, jeśli zostało to zgłoszone we wniosku rejestracyjnym CEIDG-1.

Adres siedziby
Dane adresowe siedziby powinny być zgodne z tymi, które zostały wcześniej podane na wniosku CEIDG-1. Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej bez wskazania siedziby obliguje do podania w zastępstwie swojego miejsca zamieszkania. Jest to korzystne dla identyfikacji przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli w kraju funkcjonuje kilka firm o podobnie brzmiącej nazwie.

Przy okazji warto pamiętać o 433 artykule kodeksu cywilnego, który określa, że firma danego przedsiębiorcy powinna różnić się od innego podmiotu działającego na rynku w takim stopniu, by uniknąć wprowadzenia kogokolwiek w błąd odnośnie miejsca działalności, jej podmiotu czy źródeł zaopatrzenia.

Identyfikacja podatkowa
Numer NIP jest wymagany jako potwierdzenie autentyczności dokumentów. Wcześniej numerem wymaganym na wielu dokumentach był REGON, jednak współcześnie stracił już na znaczeniu.

Pieczątka firmowa – praktyczne narzędzie, które warto mieć
Choć posiadanie pieczątki jest opcjonalne, to jednak przedsiębiorcy chętnie z nich korzystają, ponieważ są niedrogim i bardzo praktycznym narzędziem. Prowadzenie rozległej dokumentacji związanej z różnymi aspektami działania firmy wiąże się z wielokrotnym wprowadzaniem swoich danych na dokumenty. Robienie tego ręcznie to strata cennego czasu. Automatyczne pieczątki firmowe to doskonały nośnik danych: praktyczny i wygodny. Dodatkowo, dobrze zaprojektowana pieczątka pomoże również w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz.

Różne rodzaje pieczątek, w tym automatyczne pieczątki firmowe można zamówić w korzystnej cenie na stronie Stampler.pl

Źródło: http://orka2.sejm.gov.pl/IZ6.nsf/main/17FF63A7