Należyta staranność podatnika VAT

Wyłudzenia VAT, piramidy finansowe to ostatnio bardzo popularne tematy w najważniejszych mediach. Ministerstwo Finansów w związku ze zwiększonymi wydatkami publicznymi, kładzie bardzo duży nacisk na poprawienie ściągalności VAT-u.  

Z tego względu pojawiają się nowe procedury i chęć uszczelnienia systemu podatkowego. Realizacja tego typu celu choć korzystna zarówno dla Państwa jak i dla przedsiębiorców, powoduje jednak, że pojawiają się nowe obowiązki dla przedsiębiorców.

W ramach działań mających na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieganiu wyłudzeniom VAT Ministerstwo Finansów przygotowało wytyczne na podstawie, których ocenić można czy podatnik zachował należytą staranność przy relacjach ze swoim kontrahentem. Choć wytyczne przygotowane przez Ministerstwo Finansów zostały przygotowane  dla organów skarbowych, na ich podstawie, podatnik może łatwiej ocenić czy dochowuje należytej staranności.

Przesłanki należytej staranności

Ministerstwo Finansów przesłanki warunkujące należytą staranność podatnika VAT podzieliło na formalne i transakcyjne. Wśród przesłanek formalnych należy wymienić konieczność weryfikacji wszystkich dostępnych danych na temat kontrahenta w celu uwiarygodnienia przedsiębiorstwa. Jedną z podstawowych informacji jaką możemy uzyskać na temat naszego kontrahenta jest potwierdzenie jego rejestracji w CEIDG czy KRS.  Zgodnie z wytycznymi sprawdzić należy czy kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT – można tego dokonać przez Portal Podatkowy. Powinniśmy sprawdzić także między innymi konieczne koncesje i licencję a także czy osoba, z którą rozmawiamy ma pełnomocnictwa do reprezentowania przedsiębiorstwa.

Innym rodzajem przesłanek są przesłanki transakcyjne. Najogólniej rzecz ujmując możemy je określić jako wszystkie czynniki, które sprawiają, że transakcja swoim standardem odbiega od przyjętego na rynku i wydaje się podejrzana. Do tego typu czynników możemy zaliczyć na przykład oczekiwanie płatności gotówką w przypadku kwot powyżej 15 000 złotych, naliczanie wysokich rabatów za płatność gotówką powyżej tej kwoty czy też oferowanie usług/towarów w cenach znacząco odbiegających od rynkowych bez żadnego uzasadnienia. Nasze podejrzenia według wytycznych Ministerstwa Finansów powinno wzbudzić także przeprowadzenie transakcji w warunkach odstających od rynkowej normy. Powinniśmy także zwrócić uwagę na fakt posiadania przez kontrahenta strony internetowej (jeśli taki jest standard rynkowy) czy posiadanie odpowiedniego kapitału zakładowego, proporcjonalnego do wielkości transakcji, którą będziemy przeprowadzać.

Automatyzacja procesu sprawdzania kontrahentów

Choć przesłanki transakcyjne, często zależą od indywidualnej oceny przedsiębiorcy i urzędnika to w przypadku przesłanek formalnych dość szczegółowo opisana jest procedura i sposób sprawdzania kontrahenta. Biorąc pod uwagę, że proces jest powtarzalny, ściśle określony a przy tym dość długotrwały - jest to doskonałe miejsce na wprowadzenie automatyzacji w przedsiębiorstwie. Biorąc pod uwagę monotonność powtarzalnego wykonywania procesu przez pracownika nie trudno wyobrazić sobie tutaj zaniedbania. Dodatkowym czynnikiem przemawiającym za automatyzacją jest także po prostu oszczędność czasu. Z tego względu z pomocą przychodzi nam program Hogart Czynny Podatnik VAT https://www.hba.hogart.com.pl/czynny-podatnik/ ,którego wdrożenie w naszym przedsiębiorstwie z pewnością sprawi, że będziemy bliżej kontrolowania naszych kontrahentów „z należytą starannością”.

Jak działa Hogart Czynny Podatnik VAT

Program Hogart Czynny Podatnik VAT pozwala na automatyczne sprawdzenie kontrahenta na przykład w CEIDG czy KRS. Program sprawdza także czy podatnik jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Warto przy tym zaznaczyć, że choć można to sprawdzić również łatwo manualnie na stronie Ministerstwa Finansów to jednak można tam jednocześnie sprawdzić jedynie jednego kontrahenta co przy wielu fakturach jest z pewnością znacznym utrudnieniem. Pamiętajmy także o tym, że program sprawdza naszych kontrahentów w czasie rzeczywistym dając nam pewność, że faktycznie robimy wszystko zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Dodatkowo program generuje dla nas raporty pozwalające na udowodnienie w razie kontroli, że faktycznie dochowujemy należytej staranności by zapobiec transakcjom z niewłaściwymi kontrahentami. Wszystkie czynności wykonywane przez program odbywają się w tle – my nie musimy się niczym martwić w przypadku gdyby wystąpiły przesłanki formalne dyskwalifikujące kontrahenta program automatycznie nas powiadomi. Do istotnych zalet programu należy także możliwość sprawdzania zagranicznych kontrahentów w bazie VIES czy możliwości integracji z najpopularniejszymi systemami księgowymi. Program do sprawdzania podatnika VAT, można pobrać ze strony Hogart: Czynny Podatnik VAT.

Podsumowując, użycie programu umożliwiającego automatyczną weryfikację kontrahentów, może zaoszczędzić naszej firmie wiele czasu, a także zmniejszyć ryzyko, że faktycznie będziemy brali udział w transakcji z nieuczciwym, mającym na celu wyłudzenie VAT-u kontrahentem. Z tego względu z pewnością należy potraktować wdrożenie tego typu programu jako inwestycję, która szybko się zwróci przynosząc naszemu przedsiębiorstwu niewspółmierne do kosztów korzyści.