Jak zatrudnić pracownika? Przebieg, formalności, dobre praktyki. Skuteczne porady dla przedsiębiorcy

Zatrudnienie pracownika to zwykle duża inwestycja w rozwój firmy. Aby proces przebiegł sprawnie, należy wiedzieć, jakie są obowiązki pracodawcy. Za ich niedopełnienie grozi kara nawet do 30 tys. zł. Jak zatrudnić pracownika zgodnie z przepisami?

Formalności przed podpisaniem umowy

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma prawo zażądać od pracownika podania danych:

• osobowych;
• kontaktowych;
• informacji o wykształceniu i kwalifikacjach;
• informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Pracownik zwykle w tym celu uzupełnia kwestionariusz osobowy. Po podpisaniu umowy dodatkowo powinien przekazać numer PESEL oraz oryginały ww. dokumentów do wglądu.

Jak zatrudnić pracownika – rodzaje umów o pracę

Pracodawca ma do wyboru kilka typów umów o pracę:

• na okres próbny;
• na zastępstwo;
• na czas określony;
• na czas nieokreślony.

Celem umowy na okres próbny jest sprawdzenie kwalifikacji pracownika. Nie może ona trwać dłużej niż 3 miesiące. Umowa na zastępstwo jak nazwa wskazuje, trwa do czasu powrotu do pracy zastępowanego pracownika.

Umowa na czas określony może być podpisywana trzykrotnie z tym samym pracownikiem, a łączny okres zatrudnienia nie może być dłuższy niż 33 miesiące. Natomiast w przypadku umowy na czas nieokreślony, nie ma regulacji mówiących o terminie jej zakończenia. Współpracę można rozwiązać za wypowiedzeniem lub zgodnie z przepisami kodeksu pracy (np. zwolnienie dyscyplinarne lub bez zachowania okresy wypowiedzenia).

Jak zatrudnić pracownika młodocianego? Osoby pow. 15. roku życia można przyjąć do pracy na szczególnych zasadach i warunkach, w celu przygotowania do zawodu albo do lekkich prac. Wyjątkiem jest prowadzenie działalności kulturalnej, artystycznej, sportowej lub reklamowej. W tym wypadku prawo zezwala na zlecenie pracy lub innych zajęć zarobkowych dzieciom poniżej 16. roku życia.

Jak przygotować umowę o pracę

Umowa o pracę powinna być zawsze zawarta na piśmie. Musi też określać:

• strony umowy;
• datę zawarcia;
• warunki zatrudnienia i płacy – w tym: rodzaj pracy, miejsce wykonywania, wynagrodzenie ze wskazaniem składowych, wymiar czasu oraz termin rozpoczęcia.

Do 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi dokument z informacjami dot. warunków pracy:

• dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia;
• liczbie dni urlopu wypoczynkowego;
• długości okresu wypowiedzenia umowy.

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku utworzenia regulaminu pracy, musi dodatkowo poinformować pracownika o:

• obowiązującej porze nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia za pracę;
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności.

Zatrudnienie pracownika a ZUS

Zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach społecznych, pracodawca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia przez niego pracy. W tym celu należy wypełnić druk ZUS ZUA w systemie internetowym PUE ZUS. Pracownik może też zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych członków rodziny. Zgłoszenie pracownika obejmuje ubezpieczenie:

• emerytalne;
• rentowe;
• chorobowe;
• wypadkowe;
• ubezpieczenia zdrowotne.

Co więcej, pracodawca opłaca też składki na Fundusz Pracy I Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składki odprowadza się w zależności od rodzaju działalności: płatnicy mający osobowość prawną – do 15. dnia każdego miesiąca, pozostali do 20.

Formalności przed rozpoczęciem pracy

Podpisanie umowy, nie oznacza jeszcze, że pracownik natychmiast rozpocznie pracę. Pracodawca musi otrzymać od niego zaświadczenie o zdolności do pracy, przeszkolić go w zakresie BHP i założyć akta osobowe.

Badania lekarskie

Jak zatrudnić pracownika zgodnie z przepisami? Koniecznie należy skierować go na wstępne badania lekarskie stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Wykonuje się je na wniosek i koszt pracodawcy, w miarę możliwości, w godzinach pracy. Pracownik nie ma prawa ich odmówić.

Skierowanie powinno określać:

• rodzaj badania profilaktycznego;
• stanowisko pracy, na którym owa osoba ma być zatrudniona;
• warunki pracy, w tym opis czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych.

Wzór skierowania jest dostępny w internecie na stronach rządowych.

W przypadkach, kiedy pracownik ma aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca nie ma obowiązku kierowania na nowe badania wstępne. Pod warunkiem że od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy nie upłynęło więcej niż 30 dni.

Szkolenie BHP

Pracownik musi przejść szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) wstępne oraz dotyczące stanowiska pracy (stanowiskowe). Konieczne jest również zapoznanie go z oceną ryzyka zawodowego oraz zasadami ochrony przed zagrożeniami. Odbycie szkolenia powinno być potwierdzone na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, którą pracodawca przechowuje w aktach osobowych. Szkolenia przeprowadza się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Powinno odbyć się ono w pierwszym dniu pracy.

Co ważne, jeśli pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy przed nawiązaniem kolejnej umowy, nie musi przechodzić ponownie instruktażu.

Założenie akt osobowych pracownika

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych dla każdego pracownika osobno. Dzielą się one na 4 części:

A – dokumenty związane z procesem rekrutacji, np. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy;
B – dokumenty zgromadzone od chwili nawiązania stosunku pracy i dotyczące przebiegu zatrudnienia, np. podpisane przez pracownika oświadczenia;
C – pisma związane z ustaniem zatrudnienia;
D – pozostałe dokumenty.

Pracodawca jest też zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Więcej przydatnych informacji i wskazówek można znaleźć na blogu Zawodowo.OLX.