Jak rozliczać koszty odzyskiwania należności?

W relacjach pomiędzy firmami punktualne regulowanie faktur jest fundamentem stabilnej współpracy. Gdy termin płatności mija, a należność pozostaje nieuregulowana, wierzyciel może sięgnąć po rozwiązania, które jednocześnie dyscyplinują kontrahenta i pomagają pokryć wydatki ponoszone w związku z dochodzeniem długu. Najczęściej stosuje się dwa mechanizmy: ryczałtowe kwoty 40/70/100 euro oraz notę obejmującą realne koszty windykacyjne. Choć ich cel jest podobny, działają w oparciu o odmienne zasady.

Zryczałtowana rekompensata – kwoty 40/70/100 euro

Podstawę prawną do naliczania ryczałtu zapewnia ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. To ona gwarantuje wierzycielowi prawo do stałej kwoty rekompensaty, bez konieczności dokumentowania poniesionych wydatków.

Ryczałt można naliczyć już następnego dnia po upływie terminu płatności – bez względu na to, czy wierzyciel prowadzi jakiekolwiek działania windykacyjne.

„Wysokość rekompensaty w Polsce uzależniona jest od wartości należności głównej: wynosi 40 euro dla należności do 5 000 zł, 70 euro dla należności 5 000 do 50 000 zł oraz 100 euro dla należności przekraczających 50 000 zł. Prawo do rekompensaty przysługuje wobec każdego dłużnika mającego siedzibę na terenie Unii Europejskiej. W przypadku dłużników zagranicznych wysokość rekompensaty jest stała i wynosi 40 euro, zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju siedziby dłużnika” – wyjaśnia Jacek Dżumak, ekspert ds. windykacji w Pactus.eu.

To szybki i nieskomplikowany sposób na odzyskanie podstawowych kosztów poniesionych z powodu braku terminowej płatności.

Nota obejmująca faktyczne koszty odzyskiwania należności

Zdarza się jednak, że wydatki wynikające z działań windykacyjnych znacznie przewyższają ryczałt. W takich sytuacjach wierzyciel ma prawo domagać się zwrotu pełnej kwoty poniesionych kosztów. Ich wysokość zależy od trudności sprawy, zakresu działań i tego, jak zachowuje się dłużnik.

„W przypadku trudnych do odzyskania wierzytelności ryczałtowa rekompensata może nie odzwierciedlać faktycznych nakładów ponoszonych w związku z odzyskaniem należności. W takich sytuacjach zasadna może być nota obejmująca dodatkowe koszty windykacyjne” – wskazuje ekspert z Pactus.eu.

Najczęściej podstawą takiego rozliczenia jest faktura wystawiona za konkretne czynności – dokumentuje ona rzeczywiste nakłady poniesione w toku odzyskiwania środków.

Czym różnią się oba dokumenty?

Ryczałtowa nota euro jest narzędziem prostym i niewymagającym dodatkowej dokumentacji. Do jej wystawienia wystarczy wskazanie kwoty i podstawy prawnej.

W przypadku noty obejmującej faktyczne koszty kluczowe jest dołączenie odpowiednich dokumentów księgowych – na przykład faktury za działania windykacyjne. Pozwala to jasno wykazać, że koszty faktycznie powstały i były konieczne.

Jak wybrać właściwe rozwiązanie?

Decyzja zależy przede wszystkim od charakteru zaległości i skali prac związanych z jej odzyskaniem.

„Przy niewielkich opóźnieniach w płatnościach nota na 40 euro zwykle spełnia swoją funkcję – jest prosta, szybka i skuteczna. Natomiast w przypadku należności, gdy proces odzyskiwania wymaga większego zaangażowania, uzasadnione może być wystawienie noty za dodatkowe koszty windykacji” – mówi Jacek Dżumak.

Dlaczego obie formy są ważne dla rynku?

Oba rozwiązania mają znaczenie nie tylko finansowe, ale i wizerunkowe. Pokazują, że firma dba o porządek w swoich rozliczeniach i nie akceptuje opóźnień. Ryczałt działa błyskawicznie w przypadku zwykłych przeterminowań, natomiast nota za rzeczywiste koszty pozwala odzyskać pełne wydatki w trudniejszych przypadkach.

To praktyczne narzędzia, które wzmacniają kulturę terminowego regulowania płatności i wpływają pozytywnie na jakość współpracy w obrocie gospodarczym.