Faktura to najczęściej używany dokument w firmie. Często to właśnie od niej zaczyna się wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na usprawnienie obiegu faktur oraz uzyskanie szeregu związanych z tym korzyści.
Zapomnij o przekładaniu dokumentów z biurka na biurko, zaginionych fakturach i opóźniających się procedurach ich akceptacji. Sprawdź, jak przyspieszyć obieg faktur!
Jak wygląda obieg faktur w firmie? Jakie są etapy?
Typowy cykl obiegu faktur jest dość rozbudowany. Wygląda podobnie zarówno dla faktur kosztowych, jak i faktur sprzedażowych. Po wpłynięciu dokumentu jest on wstępnie weryfikowany, a następnie konieczne jest wprowadzenie dokumentu do systemu. Kolejno przekazuje się fakturę do akceptacji merytorycznej we właściwym dziale. Następnie trafia on do księgowości, gdzie jest weryfikowany pod kątem formalnym i rachunkowo-finansowym. Ostatnie etapy to natomiast ewidencja za pomocą systemu finansowo-księgowego, a następnie archiwizacja.
Stosując przepływ dokumentów w formie papierowej, łatwo pominąć któryś z ważnych etapów lub po prostu zagubić dokument wśród innych krążących po firmie. Wdrożenie systemu polegającego na digitalizacji wszystkich procedur pozwala natomiast zachować porządek i odpowiednią kolejność zdarzeń. Co więcej, taki system zapewnia dostęp do informacji dotyczących tego, gdzie aktualnie znajduje się dokument i umożliwia przyspieszenie procedur. To tylko niewielki ułamek korzyści, jakie zapewnia wdrożenie elektronicznego obiegu faktur.
Co i jak można przyspieszyć, czyli co może DMS od firmy Exact?
W jaki sposób elektroniczny obieg faktur przyspiesza procedury i ułatwia pracę? Zastosowanie zaawansowanego systemu, takiego jak DMS (Document Management System) od Exact, pozwala na:
• natychmiastową rejestrację dokumentów – dzięki funkcjom OCR (optycznego rozpoznawania znaków) skanowanie dokumentów w formie papierowej pozwala na jednoczesne automatyczne sczytywanie zawartych w nich danych i wprowadzanie ich do systemu;
• łatwe przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów – co przyspiesza ich weryfikację;
• łatwy dostęp do faktur na każdym etapie ich przetwarzania – co ułatwia przepływ informacji w firmie;
• automatyczne powiązanie dokumentów z projektami, pracownikami, czy kontrahentami – a tym samym szybszą realizację rozmaitych zadań, które wymagają do nich wglądu.
Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie zdecydowanie łatwiej można również dbać o bezpieczeństwo danych. Funkcjonalności programu obejmują bowiem m.in. zabezpieczenia, dzięki którym do danych z faktury może mieć dostęp tylko uprawniona osoba.
Korzyści z przyspieszenia obiegu faktur w firmie
Wszystko to niesie za sobą również dodatkowe korzyści. Elektroniczny obieg faktur wpływa pozytywnie na:
• zachowanie porządku w dokumentacji – usystematyzowanie jej i bezpieczne przechowywanie,
• zwiększenie precyzji składanych deklaracji VAT oraz JPK – a tym samym zmniejszenie liczby korekt i zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego,
• usprawnienie przepływu informacji – dostęp do informacji zawartych w fakturze ma każda uprawniona osoba,
• kontrolę płatności i lepsze zarządzanie kosztami – a dzięki temu wyeliminowanie problemów związanych z zaległościami,
• usprawnienie współpracy pomiędzy działem księgowym a działem sprzedaży i innymi jednostkami organizacyjnymi firmy,
• możliwość szybkiego wyszukania dowolnego dokumentu w formie elektronicznej – i dostęp do faktur z dowolnego miejsca, co ułatwia pracę zdalną,
• wyeliminowanie problemu zagubionych faktur,
• skrócenie czasu potrzebnego na zarządzanie dokumentami i ich obieg,
• obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów.
Prostsze i szybsze procedury zapewniane przez elektroniczny obieg faktur kosztowych i sprzedażowych to także oszczędność czasu pracowników różnych działów. Dzięki temu ich praca staje się wydajniejsza i skuteczniejsza. Warto przy tym zaznaczyć, że system DMS pozwala na digitalizację nie tylko faktur, ale też wielu innych typów dokumentów, szeroko wpływając na usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Dołącz do newslettera
Ważne linki
Na skróty
Katalog franczyz
Kwoty inwestycji