Jak przyspieszyć obieg faktur w firmie?

Autor: AD
Data dodania: 11 października 2022

Faktura to najczęściej używany dokument w firmie. Często to właśnie od niej zaczyna się wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na usprawnienie obiegu faktur oraz uzyskanie szeregu związanych z tym korzyści.

Zapomnij o przekładaniu dokumentów z biurka na biurko, zaginionych fakturach i opóźniających się procedurach ich akceptacji. Sprawdź, jak przyspieszyć obieg faktur!

Jak wygląda obieg faktur w firmie? Jakie są etapy?

Typowy cykl obiegu faktur jest dość rozbudowany. Wygląda podobnie zarówno dla faktur kosztowych, jak i faktur sprzedażowych. Po wpłynięciu dokumentu jest on wstępnie weryfikowany, a następnie konieczne jest wprowadzenie dokumentu do systemu. Kolejno przekazuje się fakturę do akceptacji merytorycznej we właściwym dziale. Następnie trafia on do księgowości, gdzie jest weryfikowany pod kątem formalnym i rachunkowo-finansowym. Ostatnie etapy to natomiast ewidencja za pomocą systemu finansowo-księgowego, a następnie archiwizacja.

Stosując przepływ dokumentów w formie papierowej, łatwo pominąć któryś z ważnych etapów lub po prostu zagubić dokument wśród innych krążących po firmie. Wdrożenie systemu polegającego na digitalizacji wszystkich procedur pozwala natomiast zachować porządek i odpowiednią kolejność zdarzeń. Co więcej, taki system zapewnia dostęp do informacji dotyczących tego, gdzie aktualnie znajduje się dokument i umożliwia przyspieszenie procedur. To tylko niewielki ułamek korzyści, jakie zapewnia wdrożenie elektronicznego obiegu faktur.

Co i jak można przyspieszyć, czyli co może DMS od firmy Exact?

W jaki sposób elektroniczny obieg faktur przyspiesza procedury i ułatwia pracę? Zastosowanie zaawansowanego systemu, takiego jak DMS (Document Management System) od Exact, pozwala na:

• natychmiastową rejestrację dokumentów – dzięki funkcjom OCR (optycznego rozpoznawania znaków) skanowanie dokumentów w formie papierowej pozwala na jednoczesne automatyczne sczytywanie zawartych w nich danych i wprowadzanie ich do systemu;
• łatwe przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów – co przyspiesza ich weryfikację;
• łatwy dostęp do faktur na każdym etapie ich przetwarzania – co ułatwia przepływ informacji w firmie;
• automatyczne powiązanie dokumentów z projektami, pracownikami, czy kontrahentami – a tym samym szybszą realizację rozmaitych zadań, które wymagają do nich wglądu.

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie zdecydowanie łatwiej można również dbać o bezpieczeństwo danych. Funkcjonalności programu obejmują bowiem m.in. zabezpieczenia, dzięki którym do danych z faktury może mieć dostęp tylko uprawniona osoba.

Korzyści z przyspieszenia obiegu faktur w firmie

Wszystko to niesie za sobą również dodatkowe korzyści. Elektroniczny obieg faktur wpływa pozytywnie na:
• zachowanie porządku w dokumentacji – usystematyzowanie jej i bezpieczne przechowywanie,
• zwiększenie precyzji składanych deklaracji VAT oraz JPK – a tym samym zmniejszenie liczby korekt i zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego,
• usprawnienie przepływu informacji – dostęp do informacji zawartych w fakturze ma każda uprawniona osoba,
• kontrolę płatności i lepsze zarządzanie kosztami – a dzięki temu wyeliminowanie problemów związanych z zaległościami,
• usprawnienie współpracy pomiędzy działem księgowym a działem sprzedaży i innymi jednostkami organizacyjnymi firmy,
• możliwość szybkiego wyszukania dowolnego dokumentu w formie elektronicznej – i dostęp do faktur z dowolnego miejsca, co ułatwia pracę zdalną,
• wyeliminowanie problemu zagubionych faktur,
• skrócenie czasu potrzebnego na zarządzanie dokumentami i ich obieg,
• obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów.

Prostsze i szybsze procedury zapewniane przez elektroniczny obieg faktur kosztowych i sprzedażowych to także oszczędność czasu pracowników różnych działów. Dzięki temu ich praca staje się wydajniejsza i skuteczniejsza. Warto przy tym zaznaczyć, że system DMS pozwala na digitalizację nie tylko faktur, ale też wielu innych typów dokumentów, szeroko wpływając na usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Dołącz do newslettera

Pozostałe artykuły - Finanse i nie tylko

zobacz więcej

Data dodania: 28 września 2022
Analiza założeń do projektu ustawy o umowie franczyzy
Data dodania: 2 września 2022
Piękno i pieniądze
Data dodania: 12 lipca 2022
Pomysły na biznes w domu
Data dodania: 20 kwietnia 2022
Smacznie, zdrowo i z zyskiem
Copyright © 2007-2021 ARSS. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Opieka nad stroną: Lembicz.pl
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram