Idealne biuro, czyli jakie?

Okazuje się, że bardzo trudno jest znaleźć biuro, które byłoby „uszyte” zgodnie z naszymi potrzebami w 100%. Można jednak wynająć takie, które będzie chociażby w większości odzwierciedleniem głównych założeń. Jeśli tylko najemca zwróci uwagę na kluczowe elementy to możliwym jest podpisanie umowy najmu na powierzchnię, która zaspokoi w pełni jego oczekiwania.

Określenie potrzeb firmy

Jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwań właściwego lokum należy przeanalizować obecną, ale również przyszłą sytuację firmy. Dzięki temu możliwym staje się dopasowanie przyszłego biura tak, by w pełni spełniało główne wartości i założenia prowadzonej działalności. W tym celu na pewno dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnych doradców, którzy mają doświadczenie w tworzeniu szczegółowej analizy firmy.

Określenie potrzeb pracowników

Przede wszystkim system pracy oraz jej jakość powinny być wyznacznikiem najmu określonej powierzchni. Wszystkim pracownikom, bez względu na zajmowane stanowisko należy stworzyć komfortowe warunki – na pewno będzie wpływać to na ich zadowolenie, lojalność a także efektywność wykonywanych obowiązków. Pamiętajmy, że już dawno biuro przestało być jedynie miejscem pracy. Dzisiaj zatrudnieni spędzają w nim ogrom czasu patrząc na przestrzeń socjalną czy procesy integracyjne.

Miejsce

To właśnie lokalizacja jest jednym z najważniejszych czynników, jaki powinien wpływać na podjęcie decyzji o wynajmie danego biura. Właściciel firmy powinien zastanowić się, czy rzeczywiście koniecznym jest wynajmowanie powierzchni biurowej w centralnej części miasta? A może bardziej liczyć się będzie dogodny dojazd biorąc pod uwagę kontrahentów, dostawców czy transport? Coraz częściej wykorzystuje się też system analizujący kody pocztowe miejsca zamieszkania pracowników – biuro wynajmuje się wtedy tam, gdzie jego lokalizacja pozwala na ich dogodny dojazd komunikacją miejską bądź samochodem.

Budynek

Budynek, w którym mieści się biuro firmy ma spełniać określone wymogi. Liczą się na przykład miejsca parkingowe, bo to one są z reguły sporym wydatkiem w kwestii prowadzonego biznesu – jeśli najemca musi je dodatkowo opłacać to wiąże się to z wydatkiem nawet 220 euro miesięcznie za każde miejsce. Co więcej, nie wszędzie takie miejsca są dostępne, szczególnie w centralnej części miast może być z tym spory problem. To ważne przede wszystkim wtedy, gdy firma dysponuje dużą flotą samochodową bądź przyjmuje licznych dostawców, klientów czy partnerów biznesowych.

Istotny powinien być też wygląd samego budynku: prestiżowy a może standardowy, nie bardzo rzucający się w oczy? Decyzja powinna być podjęta zanim jeszcze potencjalny najemca zacznie szukać odpowiedniego biura.

Powierzchnia

Dla każdego najemcy istotnym jest, by powierzchnia biura mogła zostać dostosowana odpowiednio do potrzeb indywidualnych prowadzonej działalności. Na tym etapie zaleca się współpracę z architektem, który zaproponuje optymalny podział przestrzeni. Ważne jest, by najemca zwrócił uwagę na aspekty techniczne oraz kwestie wykończenia biura – te mogą być „surowe” do samodzielnego zaaranżowania bądź oddawane „pod klucz”, zgodnie z oczekiwaniami najemcy.

Koszty

Błędem jest uznawanie, że wysokość czynsz jest kwestią priorytetową jednak z całą pewnością jest czynnikiem ważnym przy podejmowaniu decyzji. Wpływ na ten aspekt będzie miała na pewno lokalizacja oraz standard oferowanego biura. Najemca musi się liczyć z dodatkowymi opłatami, jakie wynikają z tzw. eksploatacji i niestety rzadko kiedy istnieje w ich przypadku możliwość negocjacji.

Umowa

Negocjacje dotyczące zapisów w umowie najmu mogą trwać nawet kilkanaście tygodni. To nie tylko kwestie komercyjne (np. dotyczące zamieszczenia reklamy firmy najmującej na budynku biurowca), ale i zapisy prawne. Właśnie dlatego warto skorzystać z kancelarii prawnej, która będzie trzymać pieczę nad prawidłowościami w jej komponowaniu.

Sprawdź także: http://www.officemap.pl/search/list/?city=krakow