Gdy szef na urlopie, zespół harcuje… 10 przepisów na udany urlop managera

Zaczął się… ostatni tydzień w pracy przed urlopem… odliczanie i ekscytacja… ale także bardzo wiele zadań, bo przecież wszystko trzeba nadrobić przed wyjazdem, aby ziemia nie rozstąpiła się podczas naszej nieobecności i nie spowodowała przypadkiem zawalenia się całej firmy.

Jeszcze tylko autoresponder, żeby nikt nie miał wątpliwości co do naszej nieobecności, pomimo tego że wszystkim współpracownikom i klientom zakomunikowaliśmy już tę informację osobiście lub przynajmniej telefonicznie… szybkie pakowanie… lecimy… Dotarliśmy na miejsce i teraz dopiero zasypuje nas lawina myśli i wątpliwości: czy w pracy wszystko w porządku? Czy o niczym nie zapomnieliśmy? Czy na pewno sobie poradzą z tym tematem? Może by tak do nich (zespołu) zadzwonić, tylko na chwilkę? Albo odebrać maile, zerknąć tylko, czy nie wpadło nic ważnego? I tak przez cały urlop… Odpowiedz sobie szczerze na pytanie, czy ta sytuacja jest Ci bliska? Wybierz a, b, c, d lub e, jeśli:

a)  Masz dokładnie tak samo. Przez cały urlop bronisz się przed odbieraniem poczty i włączeniem telefonu służbowego.
b)  Jesteś nie do zastąpienia w swojej firmie, więc cały czas pozostajesz do dyspozycji współpracowników i pracodawcy.
c)  Masz młody zespół, ogromną ilość nowych projektów w trakcie, a drugie tyle w planie. Nie wyobrażasz sobie w ogóle pójścia teraz na urlop.
d)  Ta sytuacja w ogóle Cię nie dotyczy. Przecież masz prawo do urlopu. Niech chociaż raz poradzą sobie sami.
e)  Ta sytuacja jest Ci obca. Jesteś spokojny o swój zespół i wszystkie zadania, które zleciłeś i oddelegowałeś.

1. Jeśli najbliższe były Ci odpowiedzi a, b lub c to na pocieszenie wiedz, że nie tylko Ty tak masz. Wielu managerów przeżywa podobne urlopowe rozterki, w mniejszym lub większym stopniu, tylko część nie chce się do nich przyznać.

2. Jeżeli wybierasz odpowiedź d, to trzeba Ci pogratulować niezwykle wysokiego poziomu asertywności, ale czy na pewno Twoja postawa jest fair w stosunku do pozostałych współpracowników i pracodawcy? Nawet jeśli pracujesz jako indywidualny specjalista, od Twojej pracy może zależeć praca innych i ogólnie pojęte dobro firmy. Oczywiście, że masz prawo do urlopu, ale upewnij się, że zanim na niego wyjedziesz, Twoje obowiązki zostały przekazane.

3. Koniecznie znajdź zastępstwo na czas swojej nieobecności. Najlepiej, żeby był to współpracownik o podobnym zakresie obowiązków do Ciebie lub kolega/koleżanka z sąsiadującego regionu – osoby, które więcej niż mniej wiedzą, czym się zajmujesz. Pamiętaj o wzajemności podczas ich urlopu.

4. Dobrym rozwiązaniem jest także wyznaczenie osoby z Twojego zespołu, dla której będzie to oczywistym wyróżnieniem i możliwością sprawdzenia się „w akcji” w przypadku przyszłego sukcesora.

5. Oprócz wytypowania zastępcy, który siłą rzeczy będzie w tym czasie pracował na dwa etaty, spróbuj część zadań oddelegować pozostałym członkom Twojego teamu. Ten zabieg pozwoli im się zintegrować oraz wejść w Twoje buty, a tym samym poszerzyć swój światopogląd i zobaczyć, jak wygląda praca z innej perspektywy. Bywa tak, że pracownicy zastępujący managera na urlopie, nawet częściowo przejmując jego zadania, zaczynają darzyć go większym szacunkiem i autorytetem. Okazuje się bowiem, że na co dzień manager wykonuje wiele zadań i w międzyczasie podejmuje odpowiedzialne decyzje, a nie jak to czasem wygląda „od dołu”, że tylko deleguje i kontroluje w przerwie pomiędzy kawą a lunchem.

6. Upewnij się przed wyjazdem, że Twój zespół ma założone cele i zadania do wykonania podczas Twojej nieobecności, tak określone, że będziesz w stanie w pełni je skontrolować po powrocie – to, że Ty odpoczywasz, nie musi oznaczać że praca Twojej drużyny ma zostać wstrzymana.

7. Dobrą praktyką jest podanie współpracownikom informacji o planowanym przez Ciebie urlopie jakiś czas wcześniej. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego stresu, gdy nagle na dwie godziny przed Twoim wyjściem każdy przypomni sobie o tym, że ma do Ciebie sprawę pilną i ważną, która absolutnie nie może poczekać do Twojego powrotu i nikt inny jej za Ciebie nie załatwi.

8. Gdy pomimo zgody przełożonego i wszystkich znaków na niebie Ty nadal masz rozterki odnośnie terminu Twojego wyjazdu ponieważ staż Twojego zespołu jest niewielki o obawiasz się trzęsienia ziemi po powrocie – szczerze się zastanów i dobrze to przeanalizuj, Ty najlepiej ocenisz ich samodzielność i potencjał. W ilu procesach Twoi ludzie nadal potrzebują pomocy i z czego to wynika? Czy zakończyli pomyślnie proces on-boarding-u? Przeanalizuj wszystkie możliwe scenariusze zagłady i znajdź dla nich awaryjne rozwiązanie, stwórz swoiste FAQ (pomyśl, jak przydatny będzie ten materiał dla kolejnych nowych pracowników?). Jeśli z kolei Twoje wątpliwości budzą projekty, które właśnie są w trakcie realizacji – jeśli możesz swoją część oddać wcześniej to super, zespół projektowy na pewno to doceni. Jeśli nie, to po prostu ciesz się wakacjami – zawsze będzie jakiś projekt w trakcie…

9. A jak poradzić sobie z telefonami od szefa podczas wakacji? Odebrać raz i zmartwionym głosem zapytać: „Szefie, co się stało?”. Czasem jest nam trudno asertywnie zwrócić uwagę przełożonemu, a przełożeni też z reguły mają ograniczony poziom absorbcji na krytykę. Oczywiście, że nie powinni dzwonić podczas Twojego urlopu, dlatego odbierając pytaniem „Co się stało?” z góry sugerujesz, że musiało stać się coś naprawdę poważnego, skoro sam szef postanowił Cię niepokoić. Taki niebezpośredni pstryczek w nos świetnie się sprawdza.

10. Jeżeli natomiast w pytaniu o postawę urlopową wybrałaś/łeś odpowiedź e) – gratuluję i mam nadzieję, że po zastosowaniu kilku wskazówek wszyscy od a do d za chwilę tu dołączą.

Żyjemy w dobie mody na work and life balance, ale już Owidiusz twierdził, że warto odpoczywać, bo: „Pole, które odpoczywa daje lepsze plony”. Wykorzystaj zatem swój urlop maksymalnie na odpoczynek, ładowanie baterii i twardy reset Twojego mózgu. Wrócisz z zupełnie nową energią, dystansem do wielu spraw i masą nowych pomysłów, jak jeszcze lepiej je rozwiązać. Przygotuj siebie i Twoją organizację do Twojej nieobecności, a nie będziesz musiał się martwić że coś pójdzie nie tak podczas Twoich wakacji, a nawet jeśli tak się stanie - Twoi ludzie będą umieli sobie z tym poradzić.

Zobacz nasz katalog sieci franczyzowych i upewnij się która franczyza będzie dla Ciebie najlepsza.