Franczyza w Polsce

Autor:
DATA DODANIA: 19 czerwiec 2015
Skuteczne zarządzanie siecią sklepów.

Foto: pixabay.com / MemoryCatcher

„W jednym sklepie byłem codziennie i wiedziałem o nim wszystko. Kiedy otworzyłem drugi punkt, musiałem więcej jeździć, aby ich dopilnować. Po uruchomieniu kolejnej placówki zauważyłem, że niektóre sprawy zaczynają mi umykać”. Podczas rozmów z właścicielami sklepów czasami spotykam się z takim stwierdzeniem.

Budując biznes w handlu detalicznym skupiamy się na ofercie, ale równolegle koncentrujemy się na rozwoju. W sposób naturalny przyczynia się to do wzrostu liczby sklepów. Sensem ich funkcjonowania jest zakup towarów na korzystnych warunkach oraz sprzedaż z optymalnym zyskiem. Każda branża w szczegółach działa na odmiennych zasadach, ale główne kanony są niezmienne. Aby skutecznie kierować organizmem takim jak sieć sklepów, ważne jest rozdzielnie warstwy handlowej od zarządczej. Każda z nich kieruje się swoimi odrębnymi prawami. Zadaniem pierwszej jest zapewnienie optymalnego zatowarowania. Rolą tej drugiej jest sprawna kontrola. Warstwa handlowa jak i zarządcza wymagają zastosowania narzędzi, które umożliwią bieżące przekazywanie informacji, tak aby podejmowane w oparciu o nie decyzje były szybkie i optymalne.

Jest bardzo wiele czynników wpływających na sprawne funkcjonowanie sieci handlowej. Ponadto razem z rozwojem firmy pojawią się nowe elementy. Najistotniejszymi punktami krytycznymi, które należy uwzględniać w analizach oraz w oparciu o które należy podejmować decyzje są: towary, pracownicy, klienci, warunki pogodowe oraz sytuacja gospodarcza. Niezbędnym elementem, który pozwala realizować założoną strategię jest wprowadzenie systemu informatycznego. W każdym z punktów oraz w centrali musi działać program komputerowy, przy pomocy którego rejestrowany jest cały proces obrotu towarowego. Na rynku dostępna jest bogata oferta, z której każdy wybierze rozwiązanie dopasowane do jego oczekiwań. Celowym jest uruchomienie systemów: rejestracji czasu pracy, liczników klienta oraz monitoringu. W punktach sprzedaży właściciele powierzają swój towar, wyposażenie oraz pieniądze swoim pracownikom. Uzasadnione wydaje się zatem, aby dla celów sprawozdawczych i kontrolnych dysponować maksymalnie obszerną wiedzą na temat działania sklepów. Pamiętać przy tym należy, że jedynym realnym i rzetelnym narzędziem sprawdzającym jest spis z natury.

Wadą inwentaryzacji jest jej czasochłonność, co znacznie ogranicza możliwości jej stosowania. Przy wyborze programu komputerowego warto pamiętać o tym, aby zawierał on wśród swoich opcji sprawne i nie budzące prawnych wątpliwości funkcje spisu z natury. Towary wymagają doboru optymalnej oferty handlowej, budowania cennika, właściwej prezentacji, rozłożenia na półce, odpowiedniego oświetlenia, czy wyeksponowania np. na manekinie. Są to wybory subiektywne i trudno je zmierzyć. Raporty rejestru sprzedaży i rankingi sprzedaży w podziale na grupy towarowe oraz analityczne dla wybranych asortymentów pozwalają na uchwycenie momentów spadku lub wzrostu zainteresowania klientów. Kontrola w regularnych odstępach czasu pozwala na szybkie wprowadzanie zmian m.in. przecen. To umożliwia budowanie skutecznych akcji promocyjnych.

Często, bez oficjalnych zmian cen, aby zachować poziom obrotów wystarczy łączyć towary w ciekawych promocjach. Mechanizmy aktywnej sprzedaży wspomagają sprzedawców w obsłudze kupujących, choćby w formie podpowiedzi o towarach uzupełniających lub wskazaniu jakie dodatkowe towary nabyli inni klienci. Stosowanie bonów rabatowych przyczynia się do skutecznego, ponownego odwiedzenia sklepu przez nabywców. Zaopatrzenie sklepów we właściwe ilości asortymentu jest, obok części informacyjnej, najważniejsze.
Sumienne analizowanie zestawień o poziomie stanów magazynowych, rotacji oraz czasie ich zalegania, pozwala na wykonywanie przesunięć partii towarów między sklepami. Sprzedawcy muszą mieć w dyspozycji taką ilość towarów, aby zaspokoić potrzeby klientów między kolejnymi dostawami a towar leżał jak najkrócej na półce. W zakresie zarządzania stanami magazynowymi i obrotem towarowym kluczową rolę spełnia niezawodne oprogramowanie.

Pracownicy są źródłem do sukcesu działalności handlowej. Dlatego bardzo ważne jest obiektywne i rzetelne raportowanie wyników ich pracy. Rejestr czasu pracy oraz grafik pracy porządkują informacje o obecności osób. Raporty w tym zakresie pozwalają na obiektywną ocenę sumienności podwładnych. Powiązanie paragonów ze sprzedawcami określa poziom ich zaangażowania i umożliwia budowanie systemów wynagrodzeń. Analizy rankingów sprzedawców, efektywności sprzedaży (CR), średniego koszyka (AB) i liczby pozycji sprzedanych na paragon (UPT), uzupełnione o ocenę kierownika sklepu pozwala na badanie zaangażowania pracowników i dobór skutecznej kadry. Połączenie powyższych z monitoringiem video lub w formie zdjęć umożliwia uniknięcia typowych nadużyć oraz pozwala na rzetelne motywowanie pracowników.

Klienci - ich obecność w sklepach jest celem działań handlowych. Z momentem ich wejścia do sklepu konieczne jest właściwe zachowanie personelu, aby doprowadzić do sprzedaży. Najważniejsza jest oferta, o której wspomnieliśmy w części Towary, bo ona zachęciła do odwiedzin. Klienci przez sklep postrzegani są jako osoby nieznane lub stali klienci. Bardzo ważne jest budowanie jak największej grupy osób związanych z siecią handlową. W tym celu warto posiadać możliwość budowania systemu stałych klientów lub systemu lojalnościowego. Klientom, którzy posiadają karty klienta, należy przygotowywać atrakcyjną ofertę. System komputerowy powinien umożliwić wysyłanie do tej grupy bieżących informacji za pomocą e-mail oraz SMS. System przypomina o ich świętach oraz umożliwia proponowanie indywidualnej oferty, wręczanie towarów gratisowych lub przyznawanie nagród.

Wiedza na temat towarów jakie kupowali w przeszłości jest bezcenna. Instalując liczniki klientów zdobywamy informacje o tym w jakie dni i w jakich godzinach sklepy są wyjątkowo obciążone. To pozwala na lepszy dobór liczby pracowników na etapie ustalania grafika pracy. Liczba klientów w powiązaniu ze zrealizowaną sprzedażą dostarcza informacji o współczynniku efektywności sprzedaży. Ten element jest poważnym źródłem informacji dla oceny działania sieci. Licznik klientów przechodzących obok sklepu jest bardzo istotnym uzupełnieniem raportowania. W oparciu o te dane możemy określić np. atrakcyjność witryn.

Warunki pogodowe mają w większości branż znaczny wpływ na obroty. Typowymi przykładami są branże odzieżowa i budowlana. Z tego powodu warto analizować i planować oferowanie określonych produktów z uwzględnieniem przewidywanych warunków atmosferycznych. Sytuacja gospodarcza wyznacza możliwości finansowe potencjalnych klientów. Relacja kursów walut, wskaźnik PKB, wysokość minimalnego wynagrodzenia, dostępność kredytów, stopa bezrobocia itp. parametry są ważnym tłem dla raportowanych danych oraz tworzą obraz przewidywanych zmian popytu. Wspomniane powyżej punkty krytyczne są istotnym zestawem informacji, na podstawie których podejmowane są decyzje zarządcze.

Często, niektóre z ww. elementów, ze względu na trudność w ich pozyskaniu oraz mniejsze znaczenie, są pomijane. Dotychczas podstawowym narzędziem osoby zarządzającej jest arkusz kalkulacyjny. Do niego wprowadzane są dane z raportów i tutaj przetwarzane stosownie do umiejętności i możliwości. Działania tego typu wymagają dużego zaangażowania oraz czasu. Rezultaty analiz są niepełne oraz dostępne z opóźnieniem. Tymczasem zmiana wysokości obrotów nawet o dziesiąte części procenta może okazać się strategicznie decydująca dla sieci handlowej. Procesy zbierania danych w zakresie wymienionych punktów krytycznych można stosunkowo łatwo zautomatyzować. Na rynku dostępne są rozwiązania, które integrując się z typowymi programami komputerowymi, importują niezbędne dane w celu dalszego automatycznego przetwarzania. Niektóre z nich oferują uzupełnienie systemów o elementy liczników klienta, rejestratorów czasu pracy i inne ważne opcje.

Z punktu widzenia osoby zarządzającej ważne jest, aby dane przekształcone do formy kompletnego raportu, były dostępne od momentu ich pozyskania. W tym celu sprawne programy mają zainstalowane harmonogramy, wg których informacje są zbierane i przekazywane do centralnych baz danych. Zadaniem  równoległych harmonogramów jest generowanie oczekiwanych raportów i eksportowanie ich do wyznaczonych odbiorców.

Ten wygodny mechanizm pozwala na uwolnienie kadry zarządczej od samodzielnego przygotowywania zestawień. Wystarczy zdefiniowanie jakie raporty i z jaką częstotliwością mają być generowane a odbiorca będzie otrzymywał je regularnie np. na swój adres e-mail. Większość raportów prezentuje dane liczbowe, wśród których łatwo odnajdziemy wartości minimalne oraz maksymalne. Wygodne narzędzie wspierające powinno pozwolić na definiowanie alertów, po przekroczeniu których wysyłana będzie informacja na adres e-mail lub na nr SMS. Automatyczne raporty oraz alerty są szczególnie wygodnym narzędziem, gdyż wymagają jedynie zdefiniowania zadań programowi komputerowemu, aby ich „konsument” otrzymywał je regularnie lub w sytuacjach krytycznych, które wymagają natychmiastowej reakcji.

Andrzej Bochacz

Artykuły które powinny Ci się spodobać

Finanse i nie tylko
Autor: / Lipiec 17, 2019
Finanse i nie tylko
Finanse i nie tylko

A może te Cię zaciekawią

Im się udało
Autor: / Wrzesień 4, 2019
Aktualności
O tym się mówi

Prezentacje franczyz



Szkolenia

DLA FRANCZYZODAWCÓW

ZARZĄDZANIE SIECIĄ FRANCZYZOWĄ - 04.11.2019

ROZWÓJ FIRMY POPRZEZ FRANCZYZĘ - 23.10.2019

DLA KANDYDATÓW NA FRANCZYZOBIORCÓW

FRANCZYZA - SPOSÓB NA WŁASNY BIZNES - 16.10.2019

Jak kupić franczyzę

Jak zarządzać franczyzą