Czy rejestrować firmę online?

Od chwili uruchomienia platformy rejestracji firmy przez Internet w lipcu 2011 roku do połowy 2014 roku skorzystało z niej zaledwie 3% przedsiębiorców. Nie wydaje się, że pasjonatów tej formy rejestracji przybędzie, bo procedury założenia działalności gospodarczej w realu uległy uproszczeniu.

PODPIS ELEKTRONICZNY MAŁO POPULARNY

Marek Siudaj z TaxCare przypomina, że zgodnie z intencjami, jakie towarzyszyły powstaniu Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz przejęciu przez ten rejestr ewidencji działalności gospodarczej, miał on komunikować się z przedsiębiorcami prawie wyłącznie za pośrednictwem internetu. Jednak ten zamysł się nie udał. Z danych opublikowanych przez resort gospodarki w projekcie nowelizacji ustawy o swobodzie gospodarczej, między 1 lipcem 2011 roku a 30 czerwca 2014 roku w rejestrze pojawiło się prawie 857 tys. nowych podmiotów. I tylko niespełna 25,2 tys. z nich zarejestrowało się za pośrednictwem internetu.

Według eksperta przyczyną, dla której ta - wydawałoby się, że wygodniejsza dla przedsiębiorców - forma rejestracji nie zyskała popularności jest nałożony przez ustawę wymóg posiadania certyfikowanego podpisu elektronicznego już na etapie uruchomienia działalności gospodarczej. Tymczasem rzadko który przedsiębiorca posiadał taki podpis. I to nie dlatego, że kosztuje on około 200-300 zł, ale po prostu nie jest konieczny w dalszej działalności gospodarczej.

– Innym rozwiązaniem, z którego mogą korzystać przedsiębiorcy przy rejestracji działalności w CEIDG, jest skorzystanie z profilu zaufanego, stworzonego na platformie ePUAP. Tylko, że to rozwiązanie nie należy do najwygodniejszych. Aby stworzyć taki profil zaufany, należy najpierw założyć konto w systemie ePUAP, następnie złożyć wniosek o założenie zaufanego profilu i potwierdzić go w jednym z punktów, gdzie można tego dokonać – tłumaczy Marek Siudaj.

Nic dziwnego, że przy takich rozwiązaniach przedsiębiorcy wybierają najwygodniejsze dla siebie wyjście, czyli kontakt z urzędem gminy. Bo przepisy o CEIDG mówią, że wniosek o rejestrację można wypełnić i następnie potwierdzić go w urzędzie gminy albo po prostu wydrukować i zawieźć do urzędu. Takie rozwiązanie wybrało aż 97% przedsiębiorców, którzy w rejestrze pojawili się między 1 lipca 2011 roku a 30 czerwca 2014 roku.

PRZED NOWELIZACJĄ

W urzędzie gminy nie można było załatwić wszystkich formalności związanych z zakładaniem firmy. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej należało zgłosić ten fakt do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wprawdzie ten obowiązek załatwia CEIDG, przesyłając do ZUS odpowiednią informację, ale to nie zwalniało przedsiębiorcy z wizyty w tym urzędzie - jest ona konieczna w celu ustalenia wysokości składek. Dodatkowo część przedsiębiorców musiała wybrać się również do urzędu skarbowego. Ci, którzy przy uruchomieniu działalności zdecydowali się zostać płatnikami VAT, musieli najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży towarów czy usług objętych tym podatkiem złożyć druk VAT-R w urzędzie skarbowym. Tego obowiązku mogą uniknąć jedynie ci, którzy nie są VAT-owcami.

W ten sposób osoby zakładające własne firmy musiały się liczyć z przynajmniej dwoma wizytami w urzędach. I to nawet wtedy, gdy zdecydowały się na wcześniejsze utworzenie profilu zaufanego w systemie ePUAP. Faktycznie jednak trzeba do tego dodać jeszcze jedną wizytę w instytucji publicznej. Zgodnie z przepisami, przy zakładaniu działalności gospodarczej należy podać numer konta, z którego przedsiębiorca będzie korzystał. W części banków da się to zrobić elektronicznie, ale w niektórych przypadkach konieczna jest wizyta w oddziale. Więc banki wyszły naprzeciw tej grupie klientów. Zaczęły przekonywać, że sposobem na uniknięcie chodzenia po urzędach jest skorzystanie z ich pomocy przy zakładaniu firmy. Reklamowały swoją ofertę m.in. tym, że nie tylko założą konto firmowe, ale także pomogą przy wypełnieniu wniosku rejestracyjnego, a także zajmą się przesłaniem wszystkich koniecznych dokumentów do ZUS i do urzędu skarbowego.

CO SIĘ ZMIENIŁO

Dzięki nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), która weszła w życie 1 grudnia 2014 roku, przedsiębiorca na rozpoczęcie działalności gospodarczej będzie potrzebował tylko kilka dni, a nie jak do tej pory miesiąc. Głównym celem zmiany jest uproszczenie i usprawnienie procedur rejestracyjnych dotyczących podmiotów podlegających wpisowi do KRS. Damian Szczygielski z kancelarii Domański, Zakrzewski, Palinka w rozmowie z agencją informacyjną Newseria powiedział, że do tej pory wnioskodawca razem z wnioskiem o wpis do KRS składał również zgłoszenie identyfikacyjne skierowane do urzędu statystycznego, ZUS oraz urzędu skarbowego. Po rozpoznaniu sprawy sąd rejestrowy wysyłał te dokumenty za pośrednictwem poczty do właściwych urzędów. W praktyce procedura trwała ponad miesiąc. Najistotniejszą zmianą ma być przyspieszenie momentu, w którym firmy będą mogły rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej.

– Podstawową zasadą, jaką kierował się ustawodawca, jest próba odejścia od tradycyjnego rozumienia jednego okienka – tłumaczy Damian Szczygielski. Na podstawie poprzednich regulacji podmiot składający do KRS wniosek o wpis musiał dołączyć do niego dodatkowe formularze (odpis umowy spółki, dokument potwierdzający tytuł własności lokalu itp.), które przeznaczone były dla Głównego Urzędu Statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędu skarbowego. Na ich podstawie nadawane były numery REGON oraz NIP. Od grudnia ub.r. wystarczy złożenie jednego formularza z kompletem załączników. Dane będą przekazywane za pomocą systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (KEP) i Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej. Na ich podstawie automatycznie będą nadawane REGON oraz NIP. Informacja o nich będzie z powrotem przekazywana do KRS, po czym automatycznie zostanie zamieszczona we wpisie.

To oznacza, że dzięki integracji systemów informatycznych, w których prowadzone są różne rejestry, procedura powinna trwać nie dłużej niż siedem dni. Podmiot podlegający wpisowi do KRS nadal będzie musiał podać dane, które dziś wymagane są do nadania REGON i NIP oraz rejestracji w ZUS, w tym numery rachunków bankowych czy przewidywaną liczbę pracowników. Nowelizacja jednak pozwala na dostarczenie tych informacji już po rozpoczęciu działalności, w ciągu 21 dni od wpisania do KRS. Trzeba tylko mieć nadzieję, że nowe rozwiązania będą działały lepiej niże systemy informatyczne podczas ostatnich wyborów samorządowych.

Irina Nowochatko-Kowalczyk