Baseline – nowe oblicze pracy biurowej

Baseline – nowe oblicze pracy biurowej

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nowe narzędzie na rynku produktów informatycznych, przeznaczonych dla firm i instytucji. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów do swoich procedur administracyjnych. Jak każda, pojawiająca się na rynku nowość, także EOD wywołuje sporo pytań i wątpliwości, szczególnie wśród tych osób, które są odpowiedzialne za efektywny obieg dokumentów w firmach. Dlatego warto zapoznać się z cechami dobrego systemu EOD oraz korzyściami, jakie daje jego wprowadzenie.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów definiowany jest jako system informatyczny, umożliwiający tworzenie dokumentów w formie elektronicznej, a następnie przekazywanie ich pomiędzy pracownikami, zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami. EOD umożliwia także rejestrację dokumentów, powstałych w formie tradycyjnej, papierowej. Decydując się na EOD, należy najpierw określić, czego potrzebuje klient i do czego system będzie wykorzystywany w danej jednostce. Mając jasno zdefiniowane potrzeby, łatwiej jest dostarczyć produkt, zgodny z potrzebami klienta.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

W elektronicznym obiegu dokumentów dokument, otrzymany w tradycyjnej, papierowej lub w elektronicznej formie, jest rejestrowany w systemie i następnie przekazywany do odpowiedniego działu, który zajmie się jego realizacją. Dobry system np. obieg dokumentów – Baseline ma funkcję automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR) z wielu dokumentów jednocześnie, co znacznie przyspiesza wprowadzanie informacji do systemu oraz późniejsze przeszukiwanie zawartości dokumentów. Każdy wprowadzony do EOD dokument dostaje swój indywidualny numer a w przypadku dobrych systemów – także kod wizualny (kreskowy lub QR), który zostaje powiązany z innymi dokumentami, wymaganymi do realizacji konkretnego zadania.

System ułatwia także rejestrację pism i przesyłek wychodzących z firmy oraz wykonywanie elektronicznych kopii wysyłanych dokumentów papierowych. OED ułatwia również fakturowanie i wysyłanie rozliczeń.

Zaawansowane systemy można powiązać z usługami, dostarczanymi przez inne firmy, zwłaszcza pocztowymi i kurierskimi, dzięki czemu z poziomu EOD istnieje możliwość zamówienia kuriera lub wysyłki dokumentu pocztą.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Podstawowe korzyści, wynikające z wprowadzenia EOD, to znacznie szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów oraz ich łatwy monitoring. System pozwala na znacznie szybszy dostęp do będących w obiegu informacji oraz na ich efektywne wykorzystanie. Inne korzyści to obniżenie wydatków jednostki na bieżącą obsługę administracyjną, związaną z obsługą dokumentów w formie papierowej, szczególnie kosztów materiałów i wydruku. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybkie wyszukanie dokumentów w systemie i łatwe ich odtworzenie w razie zaistnienia takiej konieczności. OED ułatwia także wymianę dokumentów pomiędzy pracownikami, minimalizując ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia. Większość zadań udaje się wykonać bez odchodzenia od monitora. Najlepsze systemy zapewniają bezpośrednią integrację z innymi systemami, wykorzystywanymi w jednostkach (np. księgowymi), co z kolei usprawnia pracę odpowiednich działów, ponieważ pracownicy administracyjni nie są obarczeni zbędną „papierologią”.

Elektroniczny obieg dokumentów doskonale sprawdza się także w sytuacji, kiedy potrzebna jest realizacja zadania, wymagającego akceptacji wielu decyzyjnych osób. To, co kiedyś wymagało biegania lub wręcz wysyłania poczty celem zdobycia szeregu podpisów, teraz można zrealizować za pomocą komputera, poprzez akceptację jednym kliknięciem myszy.

Elektroniczny obieg dokumentów jest doskonałym zamiennikiem modelu, opartego na „papierowym obiegu dokumentów”. W instytucjach korzystających głównie z dokumentów papierowych pozwoli na znaczne usprawnienie pracy, zwłaszcza związanej z archiwizacją i wyszukiwaniem dokumentów. Jak zatem widać, nawet pomimo początkowych oporów i drobnych trudności, ze względu na liczne korzyści, elektroniczny obieg dokumentów zdecydowanie warto wprowadzić.